Komunita v agile firme

Je zaujímavé pozorovať pattern posvätnosti organizačnej štruktúry, o ktorý sa firmy opierajú pri zavádzaní agile. Tá sa agile transformáciou nesmie meniť, pretože je to politicky citlivou témou.  No práve organizačná štruktúra sa začne meniť prirodzene ako prvá. Neformálne to bude dokonca oveľa rýchlejšie.  Príčina nutnosti zmeny organizačnej štruktúry je stále rovnaká.

V tradičnej firme sú tímy tvorené ľudmi s rovnakou rolou. Firmy majú viacero takýchto bazénov (pools), z ktorých sú ľudia priradzovaní na projekty podľa potreby.

Agilné organizácie majú organizačnú štruktúru založenú na samoorganizovaných tímoch zameraných na výsledok (produkt, projekt, alebo ich funkčný celok). Takéto tímy vytvárajú hodnotu spoločnú pre tím. Aby bola táto vytváraná hodnota aj funkčná, tím musí byť interdisciplínny, teda musí mať všetky roly v tíme potrebné pre zaručenie správne vytvoreného produktu.

Organizácia sa tak zavedením agile prirodzene transformuje zo štruktrúry „job role silos“ na „product silos“. Niektoré firmy to riešia tzv. virtuálnymi agile tímami. Ľudia sú naďalej priradení do expertného tímu (napr. analytici), ale sú zároveň priradení aj do tímu produktu.  Je to taký mačkokoňopes.

Tím má takto ďalšie komunikačné a organizačné rozhrania, ktoré agilitu iba blokujú. Tím je trhaný magnetmi do viacerých smerov. Každým ďalším śéfom. Každým so svojimi vlastnými cieľmi a KPI. A tak sa všetci len tak motkajú namiesto smerovania rovnakým smerom, teda k úspešnému produktu. Matrixová organizácia v agile nebude fungovať. Radšej sa ju ani nepokúšajte aplikovať. Škoda energie a času.

Komunita

Veľmi častým dôvodom pre takúto organizáciu tímov je argumentácia o strate odborných znalostí a skúseností. Ľudia s rovnakým odborným zameraním vraj nepracujú spolu. Samozrejme, že v realite to tak nie je, no táto argumentácia napadne ľahko. Ľudia si akokeby neuvedomovali. že cieľom firmy nie je vybudovať expertízu v danom odbore, ale cieľom je prežiť.

Strate expertízy sa dá brániť jednoducho. V agile organizácii začnú prirodzene vznikať komunity, akési krúžky tvorené ľuďmi s rovnakým profesionálnym zameraním.

Komunity (communities of practice) sú voľne organizované zoskupenia ľudí.  Platí v nich pravidlo dvoch nôh. Tie vás na stretnutie privedú a môžu aj odviesť.

Komunity nemajú šéfa, zväčša však majú svojich lídrov. Lídri sa starajú o zabezpečenie priestoru a materiálnych potrieb komunity. Starajú sa o moderovanie stretnutí a o PR komunity. Neudávajú témy stretnutí komunity, tie si komunita definuje a plánuje sama.

Časť členov komunity tvorí jadro, ktoré sa dá chápať ako „organizačný výbor“ poháňajúci komunitu. Toto jadro nastavuje hlavné ciele, smerovanie a témy aktivít komunity na základe backlogu tém poskytnutých a zahlasovaných členmi komunity.

Cieľom komunity vo firme nie je len stretnúť sa. V agile organizácii je pre správne a rýchle zavedenie agile nutné pravidelne podporovať zmenu z pohľadu vštkých rolí.

Zameriava sa na aspekty agile transformácie z pohľadu:

• ako podporovať zmenu kultúry, princípov a pravidiel vo firme,
• ako zvyšovať schopnosť organizácie rýchle reagovať na zmeny,
• definície roly v kontexte agile organizácie, popr. jej zmeny,
• procesy a nástroje aplikované rolou,
• objavuje a definuje minimálne štandardy,
• identifikuje kľúčové organizačné obmedzenia a snaží sa ich analyzovať a odstraňovať,
• koordinuje agile transformáciu s transformačným tímom a manažmentom,
• navrhuje ďalšie zlepšenia a zjednodušenia,
• koordinuje svoje aktivity s inými komunitami vo firme,
• podieľa sa na transparentnosti.

Keď sa to kazí

V reálnom živote u klientov vidíme veľkú energiu  v komunitách na začiatku. Po určitej dobe začína túto energiu valcovať biznis a operatíva. Členovia komunity nemajú čas a priestor pre aktivity komunity. Manažment to rieši jednoduchým konštatovaním, že sa to nedá zmeniť. Skutočné dopady sú však viditeľnejšie až v dlhšom časovom úseku. Prejaví sa to zhoršeným fungovaním firmy. Vo firme sa začínajú objavovať rôzne prístupy k práci, procesom a nástrojom. Entropia sa neznižuje, ale naopak zvyšuje. Prejavuje sa to nabublávaním produktov, procesov, spomalením dodávok, nižšou kvalitou.

Najhoršou je však strata entuziazmu. A hlavný cieľ transformácie sa tak vzďaľuje čoraz viac. Ľudia nezažívajú autonómiu, nemajú priestor pre majstrovstvo a kreativitu. Hlavné drajvre

Ďalším zlyhaním je veľká formálnosť. Z komunity sa stane ďalšia práca, ďalšie aktivity, ktorých stav kontrolujú lídri. A to je veľmi, veľmi zlé. Tu sa končí participácia a energia členov tímu. V dobrej komunite zažijete radosť, nadšenie, smiech, konštruktívne diskusie, silný feedback. Počujete pravdu, ktorá dosť často bolí a zneje ako bezmocnosť. A práve toto je štartérom pre aktivitu v dobrej komunite.

Ako nezlyhať

Vyhnúť sa tomu samozrejme dá.

1. Vyhraďte si čas vo svojom kalendári. Nezabúdajte na seba keď rátate svoje kapacity pre sprint počas plánovania.
2. Pracujeme s komunitami,  v ktorých sa dobrovoľne rozhodli organizovať stretnutia aj po pracovnej dobe. Aj preto existujú verejné komunity ako napr. Agile@Slovakia, kde ľudia chodia, lebo sa zaujímajú, pretože sa chcú podeliť o svoj príbeh, pretože chcú nájsť riešenie svojich problémov podľa skúseností iných.
3. Nestretávajte sa zbytočne. Vždy si stanovte tému na ďalšie stretnutie.
4. Pre začiatok sa stačí sa stretnúť raz za 2-3 týždne. Neskôr raz za mesiac.
5. Spravte zo stretnutí malú oslavu. Oživte stretnutia zážitkami a príbehmi z tímov.
6. Zapojte do práce komunít aj manažment. Veď nakoniec práve oni sú zodpovední za kultúru firmy.
7. Netrestajte tých, ktorí sa nezúčastňujú, ale odmeňujte aktívnych.