O pracovnej realite dnešných dní. Tipy pre online prácu v tíme

Obrazovky plné tvárí sa stávajú realitou dnešných dní. Aj ja som sa stretla dnes so svojimi kolegami. Online.

Rozprávali sme sa o tom, ako našou prácou môžeme pomôcť ľuďom zvládnuť ich denné agendy. Samozrejme, zaujímali sme sa aj o to, ako sa každý z nás cíti. Nakoniec sme sa zhodli, že cítime ľútosť, každý v rôznej podobe. Svet sa naozaj zmenil. Síce je táto zmena dočasná, ale nevieme si teraz predstaviť, že to raz bude opäť také ako pred tým.

Strata toho, čo bolo kedysi samozrejmé, strach z ekonomického krachu, strata sociálneho kontaktu a predovšetkým rešpekt pred hrozbou nás paralyzujú v bežnom prežívaní. Kolektívne prežívame smútok, na ktorý nie sme zvyknutí. Uvedomujeme si, že sa niečo zlé deje, ale nevidíme to. A toto narušuje náš pocit bezpečia. Ale aj v týchto ťažkých momentoch sa ukrýva kus ľahkosti a dobrosti bytia v malých gestách súcitu a spojenia, ktoré nám umožňujú ukázať kým naozaj sme, ako chceme žiť a na čom nám záleží. Stačí sa pozrieť okolo seba a vnímať ako táto katastrofa oslobodzuje dobrý potenciál nás ľudí a dáva každému šancu vyjadriť v sebe to najlepšie, čo máme. Či už v pracovnom živote alebo medziľudskom kontakte.

Myslím si, že keď sa naučíme túto novú situáciu akceptovať, dokážeme ju aj zvládnuť.

Umývame si ruky, udržujeme bezpečnú vzdialenosť, ale v neposlednom rade sa učíme novým veciam, napríklad ako pracovať vo virtuálnom svete. Virtuálne prostredie je neosobné z dôvodu fyzickej a psychologickej vzdialenosti, takže v tomto ohľade musíme byť kreatívni.

Ako mentori sa často stretávame s distribuovanými tímami, s ktorými sme pracovali online dávno pred touto pandemickou krízou. Zúčastňujeme sa skupinových stretnutí, poskytujeme online školenia ľuďom situovaných v Agile tímoch po celej Európe, Amerike a aktuálne už aj Afrike. Využívame tablety, počítače, televízory, kartóny a hľadíme pritom do tej malej bodky v hornej časti našich obrazoviek.

A čo sme sa naučili o online svete a facilitovaní? Je to skutočne úplne iný kontext, nie je to jednoducho živé stretnutie a ani tréning na obrazovke. Aj keď očakávame rovnaké ciele ako pri osobnom stretnutí, na dosiahnutie potrebujeme úplne iné nastavenie mysle a nástroje ako sme zvyknutí.

V tejto súvislosti sme si sadli s kolegami a poskladali zopár tipov a trikov, ako efektívne vytvoriť virtuálne fungovanie tímov, udržať to pracovné momentum z našich domovov a zachovať rutinu.

Buďte flexibilní

Nič nebude fungovať v online svete tak perfektne ako naživo. A ani naživo nefunguje. Len 20 percent pracujúcich ľudí vie a pracuje pravidelne online. Niektorí ľudia nikdy nepracovali online. Pre tých, čo ste tu po prvýkrát – „Vitajte!“ Práve ste získali skvelú príležitosť naučiť sa niečo nové, čo vám odkryje ďalšie možnosti fungovania a rozmýšľania. Všetko, čo sme sa doteraz naučili, je stále relevantné. Hoci nevidíme reč tela, rozumieme, že to je výzva pre nás všetkých, ale stále je to realizovateľné. Pri vedení diskusií online, či už synchronizovaných alebo nesynchronizovaných, nezabúdajme využívať to, čo už poznáme.

Kalibrujte prácu online

Pýtate sa aké sú komponenty práce online? Vyvažujte prácu online. Prispôsobte sa tým, čo nemajú všetky potrebné prostriedky. Slabé pripojenie na internet môže narobiť nepríjemnosti pre vašich kolegov. Nahrajte im priebeh stretnutia a dodatočne zdieľajte. Posilníte tak „learning experience“ a dáte ľuďom kontrolu.

Prispôsobte si miestnosť

Keď položíte počítač na stôl, pohodlne sa usadíte do svojej obľúbenej stoličky, s pribúdajúcim časom stretnutia sa budete postupne ponárať do vášho vnútorného sveta a začnete sa cítiť ospalo. Je to v poriadku. Deje sa nám to aj počas onsite stretnutí, hlavne keď ten pán vpredu má už tak dlhý monológ.

Využite váš domáci priestor. Buďte kreatívny, položte si počítač na vyvýšené miesto, napríklad na žehliacu dosku, alebo na škatule na stole a získate tak priestor na státie. Dodá vám to energiu, prítomnosť, pocit, že ste v jednej miestnosti so svojimi kolegami. Budete mať zrazu priestor a chuť na gestikuláciu a zaujmete tak aj ľudí na opačnej strane.

Poruke môžete mať vytlačenú agendu stretnutia, používať postity, … a všetko, čo k efektivite potrebujete. Použite televízor pre extra obrazovku. Kognitívne je najťažšie viesť synchronizované diskusie. Budete potrebovať energiu a priestor, aby ste to zvládli bez psychickej ujmy vo forme ťažkej únavy myslieť aj po stretnutí.

Stanovte normy

Keď sa presúvate z fyzického do digitálneho sveta prispôsobte pôvodné ciele, ktoré ste si stanovili. Potom ich už viac nemeňte. Musí byť hneď na začiatku stanovené, čo chceme urobiť, čo z toho dokážeme urobiť a či chceme urobiť niečo inak ako vo fyzickom svete. Prišiel niekto s novými témami? Zahrňte ich do agendy.

Keď ste v jednej miestnosti naživo, je jednoduché utíšiť diskusiu zvýšením hlasu. Pri online synchronizovaných stretnutiach je to extrémne ťažké. Presadzujte dvíhanie rúk. Vrúcne oslovte kolegov. „Peter, čo si myslíš o tom?“

Vyvolajte dobrú diskusiu. V synchronizovaných diskusiách sa ľudia nedokážu vnímať a počúvať naplno. Udržte prirodzený tok diskusie. Toto je zaujímavé, vieš mi o tom povedať viac? Upriamite tak pozornosť na jednu osobu.

Neustále udržujte vysoký štandard. Nebude síce tak vysoký online, ale sme na neho zvyknutí. Stanovte to jasne, zachovajte profesionalitu. Sme doma, ale stále pracujeme s dávkou serióznosti, účelnosti a udržujeme kontinuitu ekonomiky.

Participujte

Ako často sa potrebujeme stretnúť, aby sme neminuli ciele? Potrebujeme posunúť termíny alebo redukovať ciele? Zvážte časy stretnutí online. Vyhnite sa časom, kedy sú komunikačné platformy preťažené. Technické výpadky sú normálne. Ak potrebujete reštart, či už technický alebo osobný, dajte vedieť svojim kolegom, vyriešte problém a vráťte sa po pár minútach.

Naša denná rutina sa zmenila. Možno musíme práve vyvenčiť psa alebo pohojdať dieťa na kolene. Náš pracovný deň sa stáva chaotickejším. Prispôsobme si aktivity. Naučme sa rozlišovať nepohodlné od neprimeraného.

Plánujte načasovanie

Štandardné časy, na ktoré sme zvyknutí vo fyzickom svete teraz nefungujú. Ak má trvať stretnutie dlhšie ako 90 minút, zahrňte do neho pravidelné prestávky. Robte to formálne, plánovane, nekompromisne. Postačí 5 minút.

Nezabúdajte na diskusiu každých 15-20 minút. Témy nechceme zabíjať, ale chceme plynule prechádzať diskusiami k ďalším pasážam.

Ak chcete udržať momentum, sústredenie a zanietenie, mali by ste predslov po uplynutí tohto času prerušiť diskusiou alebo prestávkou.
Zapnite si stopky. Medzi pasážami urobte vždy zhrnutie. Vo fyzickom svete to nie je tak dôležité, ale online je to nevyhnutné. Vyzvite kolegov, aby pochopenú tému zosumarizovali.

Poznáte to trápne ticho, ktoré občas nastane? Je to v poriadku, ak hneď po ňom začnete oslovovať kolegov po mene a vťahovať ich do diskusie. Robte to vrúcne, ale s energiou. Ak sa niekomu niečo nepáči, požiadajte ho, aby vám to napísal do súkromnej správy. Popri stretnutí môžete mať pre takéto situácie zapnutý, napríklad Slack na mobile. Ten viete využiť aj na to, ak váš zvuk nebol kvalitný a kolega vás chce upozorniť. Zopakujte, čo ste povedali. Ak je to potrebné, zopakujte to isté niekoľkokrát. V online svete potrebujete všetkého veľa. A ešte oveľa viac ako ste zvyknutí. Dvihnite ruku priamo do kamery, keď sa vám niečo zapáčilo. Ukážte nadšenie v tvári. Vydajte zo seba energiu. Nabudíte tak aj svojich kolegov.

Pýtajte sa otázky

Aký je cieľ? Čo chceme urobiť? Sme na jednej vlne? Vyskúšajte hranie rolí. Nie je to len abstraktné cvičenie. Prostredníctvom hry máte možnosť vyjadriť svoje pocity voči druhej osobe, čo sa vám páči a aj čo nie. To, čo máte radi vo fyzickom priestore, využívajte aj online. Ste výrečný? Povýšte to v online v priestore, využite to, čo máte ešte agresívnejšie. Choďte po zaujímavých otázkach, náročných otázkach. Dodá vám to energiu, angažovanosť a zvýšite veľmi jednoducho záujem kolegov počas stretnutia.

Všetci si zvykáme na nové spôsoby prístupov k práci. Prechod z fyzického sveta do online platformy nás mnohých vytrhne z našej komfortnej zóny. Je dôležité priznať si, že hoci je táto forma iná a v niektorých formách náročná, tak má aj svoje výhody. Možno najväčšou je, že nám umožňuje zostať v kontakte a zapojiť sa do aktivít v čase, ktorý je pre nás všetkých skúškou.

Zostaňte zdraví. Dobrí. A šťastní v kontakte.