Bod J

irma sa rozhodla prejsť na agilný spôsob vývoja pred viac ako rokom. Pripravovali sa výrazne poctivo. Skutočne, tak ako by sa malo. Od aktuálnych problémov firmy, cez víziu a misiu firmy, zamysleli sa spolu s top manažmentom nad cieľmi a identifikovali, ktoré z nich by s pomocou Agile mohli dosiahnuť a vyriešiť. Bolo jasné, že vo výsledku to bude veľký program zmeny. Najali agile koučov, výraznejšie prispôsobili organizačnú štruktúru, zaviedli základné princípy, nastavili kľúčové procesy na úrovni tímu.

Každá firma sa raz dostane k bodu J.

Bod JIRA. Agile sa vraj bez nej nedá 😊. Ako nástroj, ktorý sa dá výrazne prispôsobiť je obľúbenou top jednotkou na trhu.  A keďže sa to dá, tak každý si ju prispôsobuje ako potrebuje. Aj v tomto prípade sa našlo mnoho jedincov, ktorí prišli s vlastným silným názorom opretým o nepriestrelný argument. Svoju skúsenosť.

V praxi si Agile vysvetľujeme po svojom ako to chápeme. Vlastnou percepciou. Predovšetkým ak sme v Agile tíme už fungovali.

Tu sa použijú „best practices“ (podľa vlastnej skúsenosti administrátorov), tu sa priohne lebo „toto nie je možné zmeniť“. Tu sa musí ustúpiť lebo „na to máme naviazané reporty“, tu sa návrhy konfigurácie zavrhnú lebo „to bude byrokracia“, tu sa argumentuje „to keby ste nerobili konzultanta ale reálnu robotu tak by ste to pochopili“, tu sa prejaví „zodpovednosť“ ako chuť vlastniť a kontrolovať procesy, tu „je to tak zložité“ (cháp má to 3 políčka a stav sa mení ťahaním).

Komunikácia prečo-sa-to-nedá je prejavom silného Fixed-Mindset. Ten nepomáha zmenám.

Firma si pozve expertov na nastavenie. V tomto okamihu si však málokto uvedomuje si, že sa nebude nastavovať nástroj. Experti totiž vedia, že spôsob návrhu konfigurácie nástroje ja až v poslednom rade.

Nástroj totiž musí podporovať procesy. Procesy majú svoje aktivity-ceremónie a roly. Roly majú svoje zdpovednosti. V procesoch roly pracujú na asetoch. Tie musia mať nejaké atribúty. Nie podľa želania, ale podľa toho čo firma potrebuje pre rozhodovanie a prispôsobovanie. Pre zefektívnenie toku hodnoty a zvýšenie hodnoty a zníženie zbytočností si firma potrebuje definovať mieru transparentnosti. A transparentnosť už patrí medzi princípy. A tak si musíte povedať aké princípy vlastne chcete mať vo firme. No princípy by mali podporovať hodnoty. Firemné, tímové, osobné hodnoty.

Vo firme bez silného a živého systému hodnôt a princípov sa zo zavádzania JIRA stane nekonečná séria stretnutí. Dosť hlasných. Každý sa predsa musí zapojiť. Ide mu o jeho život s JIRA.

Vo firme sa však vyskytujú aj ľudia, ktorí majú System Thinking v krvi. Prinášajú high-level pohľad. Abstraktnejší. Principiálny. S odstupom. Vzdialený dennému životu. Chápu že potrebujú zmeniť nielen nástroj a procesy, ale až príliš často aj mindset. Používajú Grow-mindset, ako sa to dá, ako by to malo byť, nie čo tomu bráni.

To však nie je jednoduché uchopiť. A tak sa JIRA nastaví tak, aby bolo dobre. “To stačí”. A začína kolotoč. Firma funguje agilne ale v podstate agilne nefunguje. Navyše sa veľkej väčšine zdá, že to tak má byť. A hlasy volajúce po systametickejšej zmene sú valcované.

Konfigurácia JIRA sa totiž stalo projektom, ktorý trvá už dlho a je potrebné ho už konečne dotiahnuť. Už ju mať. Veď keď bude treba, tak sa to prispôsobí. Niekedy, niekde, niekým.

A práve týmto rozhodnutím sme si vpustili do firmy všetkých sedem typov zbytočností.

Extra procesy, extra položky na vypĺňanie. Nejasné kto na čom robí. Objavovanie zabudnutého. Neaktuálny stav podporujúci chybné rozhodnutia. Oneskorenia medi tímami. Znovaobjavovanie. A prepínanie medzi úlohami.

Čo na záver?

Nič ak si myslíte, že super. Ak sa vám to však super nezdá, vrátťe sa k System Thinking:

1. Začnite od konca: “Čo potrebujeme vedieť pre naše rozhodnutia a adaptáciu?”
2. Zároveň začnite aj s hĺbkou “Aké hodnoty a princípy chceme mať vo firme?
3. Aké procesy potrebujeme?”.
4. A až potom “Ako nastavíme JIRU, aké addins a integrácie?”
5. Nezabúdajte sa neustále obracať na Growth-Mindset.

Zavádzanie nástrojov môže byť efektívne, ak sa na ne pozeráme ako na podporu celkového systému. Nástroj musí byť prispôsobený potrebám firmy, tímov a zákazníkov. Najlepší potenciál má organizácia, ktorá začína od hodnôt a princípov, následne definuje procesy a až potom prispôsobuje nástroje.

Čo však budete potrebovať najviac je Grow-Mindset a odstup.