Zmena začína komunikáciou

Väčšina programov zmien je zameraných na aktivity, akcie, ktorými sa zmeny realizujú. Až príliš často však ľudia nakoniec o zmene ani netušia, pretože nebola komunikovaná. Pri premýšľaní a návrhu zmeny tak je potrebné začať spôsobom jej komunikácie. A to zmení dokonca aj dizajn zmeny a validuje dôvody zmeny ešte pred jej realizáciou.

U veľkej väčšiny klientov sa stretávame s potrebou niekoľko desiatok až stoviek zmien ročne. Tento tlak je v princípe nikdy neutíchajúci. Čo vôbec nie je na zahodenie. Adaptácia predsa musí reflektovať aktuálne potreby.

Nie nadarmo sa vraví, že agilný tím zmeny víta. A dobrý agilný tím ich nielen víta, ale dokonca sám iniciuje.

Klasické systémy manažmentu nás naučili byť zameranými na aktivitu. Nekecať a radšej spraviť. A keďže máme toho veľa, mnohé z aktivít začnú a o pár chvíľ sa pozastavia. Iné sa zrušia úplne, ďalšie sa dokončia polovičato, pretože medzitým prídu potreby iných zmien.

Komunikácia, posledný bod zmeny?

Aj tých niekoľko úspešných zmien má málokedy dotiahnutý posledný bod úspešnej zmeny. Komunikáciu zmeny samotnej.

Mnohokrát som zažil situácie, v ktorých ľudia namietali, že o dokončení zmeny neboli informovaní. Ďalší ani nevedeli, že sa niečo také vo firme deje. Vo väčšine prípadov nechápali prečo taká zmena bola potrebná.  Iní nevedeli čo presne zmena znamená, aký je jej dopad na denný život. Neboli jasné odpovede na kľúčové otázky.

Najväčším problémom aj pre úspešné zmeny je však čas kedy táto komunikácia nastala. Na konci, keď zmena bola realizovaná.

Komunikácia, začiatok zmeny

Keďže sa na takúto komunikáciu o zmene zabúda celkom pravidelne, dobrou sebamanipuláciou je jednoduchá technika Futurespective. Napísať Článok o zmene.

Jednoducho napíšete článok o zmene ešte pred realizáciou zmeny. Ideálne ak takýto článok napíšete spolu s tímom, ktorý zmenu bude  dizajnovať a realizovať. Nemusíte sa obávať, že to bude trvať dlho. Ak poznáte zopár trikov facilitácie, taká zmena sa dá z veľkej časti, prekvapivo, zvládnuť aj s technikou silent writing. Teda bez rozprávania. Za 30 minút môže byť vymaľované. Alebo píšte list o zmenách po vetách. Postupne, vetu za vetou.

Ak článoček, list, nevznikne za 30 minút, tak to je iba dobre. Prinúti vás to v tíme zamyslieť sa nad zmenou. Prinúti vás to zladiť ohľadom jej výsledku, atribútoch aj procese zmeny samotnej. Prinúti vás to zamyslieť ako zmenu odmeriate, ako ju dokážete.

Komunikácia o zmene pripravená vopred prinúti si zmenu premyslieť a rozmyslieť.

Čo o zmene zdieľať?

Keďže takýto článok píšeme mentálne v čase kedy zmena už je spravená, článok bude písaný v minulom čase. Zámerne komunikujete stav na konci zmeny, ale komunikujete ho na začiatku tejto zmeny.

Nezabudnite si premyslieť:

·         Pre koho článok o zmene píšete?

·         Kto bude súčasťou zmeny?

·         Koho sa zmena iba zľahka dotkla?

·         Kto zmenu platí?

·         Kto môže na zmenu doplatiť?

·         Ako sa zmenil stav firmy keď zmena je už dokončená?

·         Ako sa to dotklo všetkých zainteresovaných aj nezainteresovaných?

·         Ako dokážete úspešnosť zmeny?

·         Ako sa dozviete počas realizácie zmeny či sa zmena darí alebo nie?

·         Čo sa spravilo preto aby sa zmena stala skutočnou?

·         Prečo ste sa rozhodli práve pre túto zmenu?

·         Aké ciele vám zmena pomohla dosiahnuť?

·         Aké problémy pomohla odstrániť?

·         Kto pôvodne chcel zmenu?

Nezabúdajte, že každá zmena potrebuje byť komunikovaná 10000 krát.

Komunikácie jednoducho nikdy nie je pri zmenách dosť.

Spoznajte a nastavte si vlastný prístup k návrhu a zavádzaniu vašej zmeny vo vašej firme v sprievode skúsených agentov zmeny v programe Scrum Mastership MasterMind: Rozvoj tímu.