Zmena zmysluplne. Napr. zavedenie AI?

Ako jednoducho, no správne začať zavedenie zmeny vo firme?

Blíži sa koniec roka a manažment tímy pripravujú stratégiu, ciele a plány na nasledujúci rok. Vzhľadom na dynamiku vo svete, v biznise aj v technológiách sa opäť štartujú významnejšie programy zavádzajúce zmeny produktových portfólií, procesov, ale aj technologických zmien ako napr. všade prítomná AI.

Posledné tri týždne som mal možnosť spolupracovať s viacerými tímami, ktoré takéto zmeny plánovali. Vo všetkých tímoch sa prejavila zaujímavo slabá aplikácia základných praktík zavádzania zmien. V čom sa prejavovala a čo nestojí za zopakovanie?

V dnešnych organizáciách sa vysoko cení aktivita. Akcia je mnohokrát viac cenená ako čas na premýšľanie.

„Poďme robiť!“

A to je pri zmenách mnohokrát kameň úrazu. Skočiť priamo do aktivity, akokoľvek lákavej, môže priniesť viac problémov ako úžitku. Najčastejším výsledkom takéhoto prístupu je rezistencia.

Ľudia chcú pre akceptáciu zmeny pochopiť prečo je daná zmena potrebná. Stačí však len tak jednoducho „Preto a preto a preto sa musíme zmeniť a to a to nám to pomôže dosiahnuť!“?

Väčšinou s takýmto posolstvom ľudia nesplynú. Takáto veta ich nenakúpi.

Pomôcť si môžeme so základnými Change Management frameworkami. Je ich viacero. Je chybou ich považovať iba za nudnú teóriu. Naopak, princípy v nich definované si osobne vyhodnocujem a vyberám podľa stavu organizácie, podpore zmeny, ľudí zapojených do zmeny, charakteru a komplexnosti zmeny.

Ako zmysluplne začať zmenu?

Dobrým návodom pre začiatok každého agenta zmeny je ADKAR. Je to rámec zameraný na zvládnutie zmeny z pohľadu jednotlivca. Tento model identifikuje päť základných fáz, ktoré každý jednotlivec musí prejsť, aby bola zmena úspešná:

• Awareness (Povedomie): Prečo je zmena potrebná?
• Desire (Túžba): Chcieť sa zmeny zúčastniť a podporovať ju.
• Knowledge (Znalosti): Vedieť, ako zmenu implementovať.
• Ability (Schopnosť): Byť schopný vykonať zmenu v praxi.
• Reinforcement (Posilnenie): Udržiavanie zmeny a predchádzanie regresii.

Príklad: Zavedenie AI do firmy

Ako príklad si vyberiem napr. „Zavedenie AI do fungovania firmy“. Manažment k tejto téme pristupuje ako k veľkej a investične náročnej iniciatíve, ktorá okamžite si pýta veľké analýzy, plánovanie, kopec zdrojov a dlhý čas implementácie. Hneď sa vrhneme na konkrétne aktivity, plánovanie stretnutí. Pribudnú nám mítingy a workshopy. A zmena sa naťahuje a naťahuje. Po nejakom čase príde ďalšia a ďalšia zmena a odrazu máme vo firme veľa zmien. Bez dokončenia.

No s aplikáciou ADKAR môžeme na to aj inak.

Povedomie

Všetko začína povedomím (awareness). Nezabúdajme že ADKAR odporúča pohľad jednotlivca, nie organizácie. A preto povedomie nie je dobre vybudovať vetou “Zvýšime efektivitu a produktivitu, znížime náklady, čas spracovania” a podobné high-level vety z pohľadu firmy, resp. manažmentu.

Spýtajme sa jednoduchú otázku. Aká je motivácia človeka pre použitie AI?

• Stihnúť viac práce cez deň vo väčšom kľude.
• Lepšie sa rozhodnúť. Mať možnosť prístupu k inému názoru, aby som si bol istejší ohľadom komplexnej témy.
• Nájsť riešenia bez dlhého hľadania.
• Vedieť nájsť inovatíne a alternatívne prístupy, out-of-box thinking.
• Pochopiť problém z pohľadu inej roly a tak vytvoriť zmysluplnejší výsledok.
• Vytvoriť správny výsledok s menej chybami.
• Ušetriť čas na rutinných úlohách.
• Zautomatizovať opakované úlohy.

Pre získanie povedomia by sme mohli zorganizovať internú unconference, počas ktorej by sme mohli ukázať príklady ako sa AI dá v dnešnej dobe využiť vo firemnom prostredí. Ideálne by bolo ukázať príklady z viacerých profesných domén v našej firme, napr. obchod, marketing, právne oddelenie, IT development ale aj prevádzka.

Ideálne by sme si mali aj pozvať človeka z externého prostredia, ktorý by mohol ukázať nejakú prípadovú štúdiu. Nemusí to ani byť expert. Často práve „obyčajný“ človek je v našej situácii vhodnejší.

Určite by som zároveň načrtol možnosti využitia AI, ktoré by sme potenciálne chceli ako manažment. Našu víziu zmenu.

Cieľom tohto kroku je inšpirácia a vybudenie záujmu. Spätnou väzbou chceme získať nakoľko by si AI ľudia chceli vyskúšať, nakoľko sú jednotlivé domény odvážne.

Následne by som vykročil smerom k ďalšiemu stupňu našej zmeny. K túžbe.

Túžba (Desire)

Zmena nenastane len popularizačnou uncoference o AI. Ľuďom musíme pomôcť po AI aj túžiť. V tom nám budú hrať do kariet ich aktuálne problémy, ciele a proti nám budú zároveň hrať strachy a obavy.

Vzbudiť túžbu by tak bolo vhodné napr. formou osobného workshopu v užšom kruhu ľudí z danej domény. Pre každú samostatne. Napr. v právnom oddelení by sme mohli prediskutovať ako automatizácia určitých úloh, ako je spracovanie dokumentov a kontrola zmlúv, uvoľní čas na komplexnejšie právne otázky, čo zvýši hodnotu ich práce.

V marketingovom tíme by to mohla byť prezentácia príkladov úspešných AI generovaných kampaní z iných spoločností, ktoré viedli k vyšším mieram konverzie, čím by marketingoví pracovníci mohli zvýšiť svoju efektivitu.

Na stretnutie by som prizval aj podporovateľov aj odporcov AI z daného tímu. Alebo, ak si môžete dovoliť väčšiu investíciu, najlepške každého. Veď predsa chcete aby AI používal každý vo firme. Správnou facilitáciou by sme tak mali získať oba pohľady, ktoré nám lepšie umožnia nastaviť ďalší proces zmeny.

Posledným bodom našich workshopov by malo byť pozvanie na tréning AI prispôsobený danému oddeleniu. Keďže si ľudia už v tomto bode sadli a prešli ich reálne situácie z praxe a dokonca identifikovali príležitosti, väčšinou sa hneď radi na takéto školenie prihlásia.

Znalosti (knowledge)

Tréning by mal poskytnúť hodnotné informácie tak, aby sme sa zladili na terminológii, prístupoch k AI. Napr:

• Aké možné nástroje používať a ich vhodnosť pre dané oddelenie.
• Ako správne písať prompty s knižnicou základných promptov, ktoré budú môcť účastníci využiť hneď po školení.
• Poskytnúť prístup a licencie pre okamžité vyskúšanie si a možnosť začať AI používať v praxi.
• Príklady nesprávneho používania AI.
• Ako sa vyhnúť základným chybám.
• Ako ľahko začať na nasledujúci deň.

Pre inšpiráciu by sme nemali zabudnúť ani na iné zdroje ako napr. knihy, YouTube, Threads kanály pre inšpiráciu. A neposlednom rade vysvetliť ďalšiu úroveň našej zmeny – schopnosť, ability.

Schopnosť (ability)

Koľkokrát po školení ste hneď začali aplikovať získané vedomosti? Väčšinou účastníci školení potrebujú externú motivaciu. Potrebujú pomôcť. V tejto úrovni našej zmeny by sme teda mali posilniť schopnosti na dennej báze. Napr. by sme mohli mať vo firme AI ambasádorov, ktorí prídu za ľuďmi v tímoch každý týždeň a sadnú si s nimi počas ich pracovného dňa. Budú teda interní konzultanti a zároveň experti, ktorí poskytnú ľudom uši a  pomôžu ľuďom s ich prácou v spojení s AI.

Možno netreba ani to. Možno dokonca stačí iba sprístupniť všetkým ľudom licenciu na ChatGPT, popr. iné nástroje podľa roly a umožniť im nájsť odpovede na svoje otázky, prípadne vedieť koho poprosiť o pomoc.

Posilnenie (reinforcement)

Posledným krokom je spraviť z našej zmeny štandard. So zavedením nástrojov by som zároveň naštartoval aj  interný tímový knowledge sharing “Čo som zistil…”. Stačí raz týždenne, pripadne každé dva týždne. Spravil by som možno MS Teams alebo Slack kanál pre AI tipy. Pre každé oddelenie samostatne.

A nemali by sme zároveň zabúdať na internú komunikáciu o zmene. Interné PR čo sa podarilo s AI. Kde sme ju aplikovali, aké výhody poskytla, aké nové výzvy sa s jej používaním sa objavili a zároveň aké nové možnosti sa odkryli.

Nezabúdal by som na kanál pre spätnú väzbu a možnosť vyjadrenia spokojnosti, resp. nespokojnosti.

A máme tak neustále témy na ďalšie zlepšovanie…

Príklady aplikácie ADKAR pre rôzne oddelenia vo firme

Komplexnejšie zmeny

Komplexnejšie zmeny si určite budú vyžadovať viac úsilia. Princíp ADKAR môže byť aplikovaný. budete však potrebovať aj samostatnú pracovnú skupinu, ktorá sa danej zmene bude venovať.

V prípade našej AI by som zmenu skôr robil distribuovane a čo najviac lokálne. Skôr v zmysle “Dajte ľudom kladivá a všetko bude klinec”. Tento typ zmeny je totiž vhodný pre každého a centralizovane ju riadiť je nezmysel. AI poskytuje človeku nové schopnosti, ktorých uplatnenie ľudia nájdu skôr sami.

Iné typy zmien však budú vyžadovať tím zmeny a zmena samotná môže tak byť komplexnejším projektom. Možno budete potrebovať dokonca viac zvážiť víziu zmeny, definovať si krátkodobé úspechy, definovať hypotézy, experimentovať a priebežne sledovať výsledky.

Zmeniť alebo zmeniť? To je moja obľúbená otázka…

 Naučte sa ako zavádzať zmeny v našom Scrum Mastership MasterMind programe.