Webinár #1: Transparentnosť v Agile

Webinár ‚Transparentnosť v Agile prostredí‘ otvára dvere do sveta neustáleho zlepšovania a prispôsobovania sa. Transparentnosť je kľúčovým prvkom v dynamickom prostredí, kde sa plánovanie stáva náročným úkonom. Od transparentných Kanban tabulí a produktových backlogov až po systémovú transparentnosť, každý aspekt umožňuje lepšie pochopenie, analyzovanie a adaptáciu. Tento webinár ponúka pohľad na to, ako správna úroveň transparentnosti posilňuje tímy a buduje dôveru medzi členmi tímu, manažmentom a zákazníkmi. Ako odporúčanie na záver platí, že investície do transparentnosti prinášajú rýchlejšie a efektívnejšie výsledky.

Prečo o transparentnosti

Transparentnosť sa v súvislosti s Agile veľmi spomína ako absolútny základ tohto spôsobu fungovania v tíme.

Transparentnosť totiž podnecuje kontinuálne zlepšovanie. Práve to potrebujeme pre vybudovanie schopnosti priebežne tvoriť a dodávať produkty v prostredí neustálych zmien.

Dnešný svet je komplexný. Nevieme čo nevieme. Plánovanie je v takomto type prostredia aktivita, do ktorej sa neoplatí investovať veľa úsilia. Jednoducho, kým si tieto aktivity naplánujeme, svet a realita sa zmení. Preto dlhodobé plánovanie vedie iba k zbytočnostiam.

Komplexnosť nás zároveň privádza k faktu, že dnes je veľmi náročné budovať produkty s tak komplexnými technológiami a náročnými biznisovými požiadavkami bez zapojenia viacerých rolí, schopností a znalostí.

Táto rôznorodosť a závislosti si vyžaduje práve transparentnosť. Práve transparentnosť umožňuje vidieť a zbadať. Keď zbadáme, umožní pochopiť, rozobrať, analyzovať. A následne spraviť zmenu, adaptovať sa. Takáto zmena nás (zákazníka, firmu, tím) privedie k novému status quo. A môžeme začať opäť. Vybrať si ďalší problém.

Tento webinár začína tým, že v posledných rokoch stretávame veľmi veľa ľudí, u ktorých pozorujeme, že Agile je nejako pochopené a nejako implementované a vyvoláva aj pachuť.

Trochu nás to povzbudzuje v tom, aby sme tento stav napravili, aby sme sa povenovali základom, ktoré sú často vnímané iba povrchne.

Čo to je ‚transparentne‘?

Nad transparentnosť je potrebné sa zamyslieť. Čo to pre nás v tíme znamená? Máme na význam slova transparentnosť rovnaký názor? Pred niekoľkými týždňami počas workshopu sme získali od dvadsiatich účastníkov viac než dvadsať významov slova. A pritom sa ani jeden význam neopakoval.

Dobre nastavené Agile začína od podlahy. Od hodnôt.

Transparentná Kanban tabuľa

Agile začína od hodnôt. Po prvotnom zladení očakávaní a identifikácii dôvodov „prečo potrebujeme transparentnosť„. Samozrejme, Kanban tabuľa sama o sebe výrazne zvyšuje transparentnosť. To komunikuje absolútna väčšina ľudí fungujúcich agilne.

Čo sa však potrebujeme dozvedieť? Čo na nej potrebujeme vidieť? Čo nie je teraz viditeľné?

Práve táto otázka umožní pochopiť skutočne zmysluplný prístup k Agile. Agile je o neustálom odstraňovaní zbytočností. A teda o kontinuálnom zlepšovaní.

Máme na tabuli veľa kartičiek? Je vašou tendenciou ich tam radšej ani nepísať, pretože agilne pre vás znamená byrokraciu? Chyba! Veľa kariet máte pretože máte skutočne veľa práce. Priznajte si to a radšej sa zamyslite aké úlohy skutočne potrebujete a dokážete dokončiť. Zvyšné na tabuľu dáte neskôr keď prídu na rad.

Potrebujeme vidieť, či sme nezabudli na testy? Alebo na Code review? Alebo na deploy? Použijeme farby podľa typu úlohy. Dodržíme tak konzistenciu v našom spôsobe implementácie. Identifikujeme zabudnuté odhady. Spresníme tak sľuby. A zároveň vytvoríme štandardy a pravidlá ako pracujeme.

Tabuľu nemáte kvôli Agile, Scrum, alebo Scrum Mastrovi. Potrebujete ju kvôli sebe, drahé tímy.

Transparentný produktový backlog

Aj produktový backlog sa dá viac stransparentniť. Použite farby napr. podľa:

• Typ požiadavky
• Typ úlohy, aktivity
• Hodnota
• Riziko
• Platená, neplatená
• Interná
• Zákazník, Persona
• Projekt

V osobných workshopoch sa neobávajte použiť aj napr. karty rôznej veľkosti, alebo tvarov. V lepších elektronických nástrojoch sa dá takisto použiť farba.

Hierarchia

Typický backlog má niekoľko stoviek ba možno aj tisíc položiek, požiadaviek. A aj to typicky na rok. Najtypickejšou chybou je slabá organizácia práve produktového backlogu.

Hierarchia požiadaviek umožní zlepšiť prehľad a orientáciu v požiadavkách. Umožní zároveň oddeliť zodpovednosti rolí. Napr. biznis sa môže starať o Features zatiaľ čo Produktový vlastník o User Stories. Alebo aj inak.

Hierarchiu začnite tým, že odstránite z produktového backlogu staré položky. Dokonca staršie než tri mesiace.

S hierarchiou to ale netreba preháňať. Menej je viac. Veľmi hlboká hierarchia vedie k Features, ktoré majú málo User Stories. A namiesto toho veľa Features. Ale neexistuje presná odpoveď ako to má byť správne. Vyskúšajte, preskúmajte ako to funguje, adaptujte.

V hierarchii by nemala byť odpoveď na otázku Ako. Pozor aj na vynútenú hierarchiu len kvôli predpísaným firemným pravidlám.

Pre zvýšenie transparentnosti použite User Story Mapu. A neobávajte sa ju spraviť spolu s vašimi zákazníkmi, stakeholdermi. Veď prečo im neukázať ako transparentne potrebujete zadania práve vy?

Popis požiadavky

Najčastejšia chyba v agilných tímoch „Príliš veľká ‚transparentnosť‘ v detaile požiadaviek.

Ako prvé odstráňte optický šum. Viac detailov neznamená lepšie.

Skutočne. Na nasledujúcom obrázku je user story popísaná v dokumente. Aj to je chybou, ale teraz nás to nemusí zaujímať.

Zvýraznený zelený text označuje časti požiadavky, user story, ktoré používateľ potrebuje doplniť do funkcionality. Áno, iba niekoľko riadkov. A pritom celý dokument má 9 strán. popisujúcich aktuálny stav. Vraj to treba? Nie, aktuálny stav sa kedykoľvek v agilnom prístupe môže zmeniť. Stačí preplánovať požiadavky a čas poznačí aktuálnosť aktuálneho popisu.

Pohľad na produktový backlog z diaľky poskytne produktovým vlastníkom pochopenie, ktoré z features sú veľké. Tie majú dlhé stĺpce na mape požiadaviek. Aj takýto transparentný pohľad na produktový backlog vám napovie kde máte zbytočnosti.

Transparentný systém

Skutočný Scrum Master je System Maestro. Nestará sa o stand-up, stará sa o celý systém, v ktorom sa požiadavky zbierajú a realizujú.

Skutočne agilná firma má popísaný a transparentný tok hodnoty.

Value stream mapping je nielen nakreslený, ale práve ten je analyzovaný, sú identifikované jeho obmedzenia a tok je kontinuálne prispôsobovaný. V preklad, proces od A-Z sa kontinuálne skúma a zlepšuje. A pracujú na tom Scrum Mastri a manažment. Áno, transparentnosť sa týka aj manažmentu.

Pri analýzach obmedzení natrafíte určite na problémy. No netešme sa prirýchlo, že sme našli problém. Zväčša ide iba o indíciu problému. Skutočná príčina problému leži hlbšie. Koreňová príčina je nájdená po sebareflexii napr. s použitím techniky Five Why.

A týmto to nekončí. Transparentná firma funguje na spätnej väzbe. A spätnú väzbu neočakáva iba v kvalitatívnej forme, ale predovšetkým v kvantitatívnej forme.

Firma má možnosť zmysluplne sa zlepšovať kontinuálne pomocou metrík, ktoré sa nielen zbierajú a generujú, ale predovšetkým používajú pre zlepšenie.

Príkladom takej systémovej metriky je Cumulative Flow Chart, ktorý pomáha pochopiť nielen čas dodávky, ale aj zmeny vo vyťažení komponentov práce.

Transparentne o sebe a o nás

Túto úroveň transparentnosti spomíname ako poslednú, no v skutočnosti by ste s ňou mali začať. Pretože Agile je o úzkej spolupráci.

Sebapoznanie môžete začať osobnými aj tímovými hodnotami. Pokračovať môžete víziu a misiou tímu. Osobnou mapou, ktorá vás transparentne predstaví kolegom. Až potom sa zamerajte na znalosti a skúsenosti.

A ak nájdete seba-odvahu, možno si vyskúšate aj osobnostné, tímové testy, alebo aj napr. hodnotenie Scrum Mastra, alebo Hodnotenie Produktového vlastníka.

Nad čím sa zamyslieť?

• Čo sa chcem dozvedieť?
• Vymažte staré
• Odstráňte šum
• Zviditeľnite dôležité
• Hodnoty, vízia, ciele, pravidlá
• Adaptujte systém práce

Dobrá úroveň transparentnosti vám dovolí zbadať keď sa pozriete. Dobrá transparentnosť vám pomôže dosiahnuť dôveru v tíme, ale aj s manažmentom a zákazníkmi.

Neobávajte sa investície do transparentnosti pre rýchlejšie výsledky.