Kanban tabuľa malej firmy a viac projektov

Pomerne často sa vo firmách stretávame s požiadavkou zefektívnenia práce tímov. Zväčša je požiadavka doplnená vetou top manažmentu:

„Viete, potrebujeme dodávať rýchlejšie. Vôbec však nevieme prečo to nie sme schopní dosiahnuť.“

Počas analýzy fungovania firmy sa ukáže, že väčšina spoločností pracuje na viacerých projektoch paralelne.  Získanie akceptácie klientom znamená aj týždne čakania. Tímy to riešia tak, že sa  pustia do ďalšieho projektu. Veď zarobiť si na seba v dnešnej dobe nie je jednoduché a každá zákazka je potrebná.  Práve práca na viacerých projektoch súčasne však vedie k zvyšovaniu tlaku na zamestnancov. Niekedy  vedomému, inokedy podvedomému.

Zamestnanci sa začnú strácať v prioritách, ktorá zákazka je dôležitejšia. Denná záľaha úloh sa valí na človeka z každej strany a ľudia už ani nemajú chuť sa zaoberať tým, či to všetko funguje dobre. Nečudo, že sa to končí často zneaktívnením.

Kanban tabuľa

Japonské slovo Kanban označuje tabuľu. V priemysle sa používa pre vizualizáciu riadenia systémov Just In Time. Autorom kanban je slávny Taiichi Ono, ktorý sa považuje za autora Lean princípov. Je známy aj z implementácie Lean v spoločnosti Toyota.

Prečo je potrebné mať vizualizáciu pre niečo tak rýchle ako Just In Time?

• Pretože sa zameriava na celú produkciu, od vstupu po výstup.
• Pretože umožňuje identifikovať rýchlosť presunu hodnoty v spoločnosti.
• Pretože umožňuje identifikovať zbytočné časti procesu a dosiahnuť tak zrýchlenie.

Má však kanban tabuľa uplatnenie aj mimo priemyselnej výroby? Jednoznačne. Nielen pri vývoji softvéru, ale aj v reklamých alebo kreatívnych agentúrach. Organizujete konferenciu, alebo event? Potrebujete si zorganizovať úlohy v osobnom živote?  Tak potom personal kanban je to pravé orechové…

Príklad a tipy na Kanban tabuľu

Postupov a teórii je mnoho. Už mnohým klientom sa oplatilo začať jednoducho. Nie zamýšľaním sa nad tým ako zmeniť situáciu, ale zviditeľnením ako to vo firme funguje. Pretože ak chcete niečo zlepšiť, musíto to najprv poznať. A nielen z pozície vedúceho, ale priamo z pracovného ‚poľa‘.

Najlepšie je začať vytvorením mapy toku hodnoty a kanban tabule. Tá by mala zobraziť úlohy zo všetkých projektov firmy. Všetko by malo byť práve na tejto tabuli. Ak ste malou spoločnosťou do 10 ľudí, často vám postačí jedna takáto tabuľa.

Tabuľa umožňuje sústrediť sa na to, čo zlepšujeme. Ak budete potrebovať zaviesť zlepšenie, tak tabuľa sa bude dať jednoducho prispôsobiť.

Obrázok ukazuje koncept tabule pre menšiu firmu s týmito predpokladmi:

• Vo firme je viacero oddelení.
• Tie pracujú spoločne na niekoľkých projektoch.
• Vedenie spoločnosti musí mať prehľad o hlavných aktivitách a napĺňaní cieľov.
• Veľmi často sa pracuje na tzv. operatíve, ktorá musí byť rýchlo dokončená a je vždy prioritnejšia ako projektové úlohy,
• Pracovníci by majú priestor pre sledovanie svojich malých úloh (max 1 deň) a súčasne tieto úlohy  neovplyvňujú prehľad vedenia spoločnosti o stave hlavných cieľov,
• Členovia tímov majú často návrhy a zmeny, ktoré spoločnosť chce zaviesť aj implementovať. Návrhy však nemajú byť iba podchytené, ale súčasne má byť poskytovaná aj informácia o stave ich riešenia. Zamestnanci tak nemajú pocit, že návrhy je zbytočné podávať.
• Vedenie spoločnosti chce zviditeľniť aj hlavné ciele na nasledujúce obdobie, aby zamestnanci videli na čo sa majú pripraviť.
• Identifikované riziká musia byť zviditeľnené v samostatnej sekcii. Sú určené pre sledovanie a odstránenie vedúcimi projektov a vedením firmy.
• Nie neposlednou má by sekcia pre zviditeľnenie firemných metrík. Pretože sa firma správne rozhodla zaviesť aspoň minimálne, no rozumné, metriky, ktoré všetkým vo firme ukážu pravdu v číslach.

  A ako vyzerá vaša Kanban tabuľa?