Pri našej konzultačnej práci sa často stretávame so situáciou, že do projektu zasahuje, prípadne jeho úspech, či neúspech ovplyvňuje dosť široká a rôznorodá skupina ľudí tzv. „stakeholders”- ďalej len predstaviteľov. Veľmi často je možné vidieť, že v organizácii nie je jasné, dokonca ani zúčastneným samotným, kto má aký vzťah k danému projektu.
Ako všade v agile svete, je dobré vizualizovať aj toto, a takto uchopiť väzby jednotlivých zainteresovaných na projekte. Za týmto účelom sa dobre hodí matica predstaviteľov (stakeholders matrix ). Matica predstaviteľov vizualizuje tieto skupiny a identifikuje konkrétnych predstaviteľov. Predstavitelia (roly) sa umiestnia do grafu (matice) na základe kritérií Dostupnosti a Vplyvu ako na obrázku.
Sponzor projektu
Kľúčový predstaviteľ, interný zákazník, ktorý iniciuje, financuje a akceptuje projekt.
Hlavný predstaviteľ
Skupina alebo osoba majúca požiadavky a potreby, ktoré je nutné zohľadniť v procese implementácie projektu.
Expert
Skupina alebo osoba, ktorá svojimi znalosťami a expertízou vie podporiť a zefektívniť implementáciu projektu.
Následne je možné graf rozdeliť na kvadranty, pričom predstavitelia nachádzajúci v danom kvadrante majú špecifický vzťah k projektu ako aj špecifické potreby zapojenia a komunikácie.
Kvadrant | Popis | Komunikácia |
Aktívna spolupráca | Špecifikácia požiadaviek. Akceptácia dosiahnutých výsledkov. Potrebná čo najrýchlejšia komunikácia s vývojovým tímom. |
|
Spokojnosť | Skupina predstaviteľov s veľkým vplyvom na smerovanie projektu no nedostupných vzhľadom na zaneprázdnenosť. Očakávania: – Akceptácia dosiahnutých výsledkov. – Aktívna komunikácia tímu k týmto predstaviteľom. – Neočakáva sa okamžitá odpoveď. |
|
Informovať | Skupina predstaviteľov nápomocných projektu, no s menším vplyvom na konečnú implementáciu. Typicky sú to experti v daných oblastiach. Očakávania: – Možnosť vyjadrenia sa k výsledkom. – Aktívna spolupráca s tímom. – Čo najrýchlejšia komunikácia. – Propagácia informácii do vnútra spoločnosti. |
|
Monitorovanie | Predstavitelia, ktorých sa projekt dotýka, no nemajú výrazný vplyv na smerovanie projektu a zároveň nie sú veľmi dostupní. Očakávania: – Tím pravidelne poskytne informácie o priebehu projektu prostredníctvom web stránok alebo emailov. – Predstavitelia majú možnosť kedykoľvek kontaktovať členov tímu a vzniesť požiadavky a pripomienky. |
|
Zostavenie a udržiavanie takejto matice predstaviteľov prináša benefity v zreálnení očakávaní a sprehľadnení informačných tokov. Zároveň prináša komfort pre rôzne skupiny stakeholderov v tom, že jasne pomenováva ich zodpovednosť vo vzťahu k projektu.
Samozrejme, že cieľom je, aby táto matica bola živý dokument. Má reflektovať zmeny, ktoré sa dejú v okolí projektu a v projekte samotnom.
