Pri našej konzultačnej práci sa často stretávame  so situáciou, že do projektu zasahuje, prípadne jeho úspech, či neúspech ovplyvňuje dosť široká a rôznorodá skupina ľudí tzv. „stakeholders”- ďalej len predstaviteľov.  Veľmi často je možné vidieť, že v organizácii nie je jasné, dokonca ani zúčastneným samotným, kto má aký vzťah k danému projektu.

Ako všade v agile svete, je dobré vizualizovať aj toto, a takto uchopiť väzby jednotlivých zainteresovaných na projekte. Za týmto účelom sa dobre hodí matica predstaviteľov (stakeholders matrix ). Matica predstaviteľov vizualizuje tieto skupiny a identifikuje konkrétnych predstaviteľov. Predstavitelia (roly) sa umiestnia do grafu (matice) na základe kritérií Dostupnosti a Vplyvu ako na obrázku.

Sponzor projektu
Kľúčový predstaviteľ, interný zákazník, ktorý iniciuje, financuje a akceptuje projekt.

Hlavný predstaviteľ
Skupina alebo osoba majúca požiadavky a potreby, ktoré je nutné zohľadniť v procese implementácie projektu.

Expert
Skupina alebo osoba, ktorá svojimi znalosťami a expertízou vie podporiť a zefektívniť implementáciu projektu.

matica predstaviteľov 

Následne je možné graf rozdeliť na kvadranty, pričom predstavitelia nachádzajúci v danom kvadrante majú špecifický vzťah k projektu ako aj špecifické potreby zapojenia a komunikácie.

Kvadrant

Popis

Komunikácia

Aktívna spolupráca

Špecifikácia požiadaviek.
Akceptácia dosiahnutých výsledkov.
Potrebná čo najrýchlejšia komunikácia s vývojovým tímom.
  1. Pravidelné stretnutie pred každou iteráciou s produktovým vlastníkom pre zber požiadaviek.
  2. Nutná účasť na prezentácii tímu na konci každej iterácie.

Spokojnosť

Skupina predstaviteľov s veľkým vplyvom na smerovanie projektu no nedostupných vzhľadom na zaneprázdnenosť.
Očakávania:
– Akceptácia dosiahnutých výsledkov.
– Aktívna komunikácia tímu k týmto predstaviteľom.
– Neočakáva sa okamžitá odpoveď.
  1. Priebežné stretnutie s produktovým vlastníkom pre zber požiadaviek.
  2. Vítaná participácia na prezentácii tímu na konci iterácie.

Informovať

Skupina predstaviteľov nápomocných projektu, no s menším vplyvom na konečnú implementáciu. Typicky sú to experti v daných oblastiach.
Očakávania:
–   Možnosť vyjadrenia sa k výsledkom.
–   Aktívna spolupráca s tímom.
–   Čo najrýchlejšia komunikácia.
–   Propagácia informácii do vnútra spoločnosti.
  1. Stretnutie s členmi tímu podľa potrieb tímu a dostupnosti predstaviteľov.
  2. Vítaná participácia na prezentácii tímu na konci iterácie.

Monitorovanie

Predstavitelia, ktorých sa projekt dotýka, no nemajú výrazný vplyv na smerovanie projektu a zároveň nie sú veľmi dostupní.
Očakávania:
–   Tím pravidelne poskytne informácie o priebehu projektu prostredníctvom web stránok alebo emailov.
–   Predstavitelia majú možnosť kedykoľvek kontaktovať členov tímu a vzniesť požiadavky a pripomienky.
  1. Verejne dostupné informácie o projekte.
  2. Tím pravidelne oslovuje predstaviteľov prostredníctvom elektronických komunikačných kanálov.
  3. Fórum pre predstaviteľov s možnosťou oslovenia tímu a zadania požiadaviek.

Zostavenie a udržiavanie takejto matice predstaviteľov prináša benefity v zreálnení očakávaní a sprehľadnení informačných tokov. Zároveň prináša komfort pre rôzne skupiny stakeholderov v tom, že jasne pomenováva ich zodpovednosť vo vzťahu k projektu.

Samozrejme, že cieľom je, aby táto matica bola živý dokument. Má reflektovať zmeny, ktoré sa dejú v okolí projektu a v projekte samotnom.