Kto je kto, a načo nám je. Matica zástupcov

Pri našej konzultačnej práci sa často stretávame  so situáciou, že do projektu zasahuje, prípadne jeho úspech, či neúspech ovplyvňuje dosť široká a rôznorodá skupina ľudí tzv. „stakeholders”- ďalej len predstaviteľov.  Veľmi často je možné vidieť, že v organizácii nie je jasné, dokonca ani zúčastneným samotným, kto má aký vzťah k danému projektu.

Ako všade v agile svete, je dobré vizualizovať aj toto, a takto uchopiť väzby jednotlivých zainteresovaných na projekte. Za týmto účelom sa dobre hodí matica predstaviteľov (stakeholders matrix ). Matica predstaviteľov vizualizuje tieto skupiny a identifikuje konkrétnych predstaviteľov. Predstavitelia (roly) sa umiestnia do grafu (matice) na základe kritérií Dostupnosti a Vplyvu ako na obrázku.

Sponzor projektu
Kľúčový predstaviteľ, interný zákazník, ktorý iniciuje, financuje a akceptuje projekt.

Hlavný predstaviteľ
Skupina alebo osoba majúca požiadavky a potreby, ktoré je nutné zohľadniť v procese implementácie projektu.

Expert
Skupina alebo osoba, ktorá svojimi znalosťami a expertízou vie podporiť a zefektívniť implementáciu projektu.

Následne je možné graf rozdeliť na kvadranty, pričom predstavitelia nachádzajúci v danom kvadrante majú špecifický vzťah k projektu ako aj špecifické potreby zapojenia a komunikácie.

Zostavenie a udržiavanie takejto matice predstaviteľov prináša benefity v zreálnení očakávaní a sprehľadnení informačných tokov. Zároveň prináša komfort pre rôzne skupiny stakeholderov v tom, že jasne pomenováva ich zodpovednosť vo vzťahu k projektu.

Samozrejme, že cieľom je, aby táto matica bola živý dokument. Má reflektovať zmeny, ktoré sa dejú v okolí projektu a v projekte samotnom.

Potrebujete si nastaviť roly a zodpovednosti v Agile tíme? Skúste RACI maticu.