Stavy v procese, stĺpce na Kanban tabuli

Kanban tabuľa

Kanban tabuľa je skvelou pomôckou agilného tímu. Vizualizácia stavu úloh umožňuje tímu sa efektívne samoorganizovať a zároveň budovať dôveru v tíme aj mimo neho.

Každý stĺpec tabule označuje stav. A práve počet stĺpcov, teda stavov, je jednou z prvých otázok scrum mastrov počas prípravy tímu.

Odpoveď závisí od spôsobu akým ste sa rozhodli zavádzať Agile. Ste otvorení väčším zmenám? Alebo radšej opatrne a postupne?

Veľká zmena – maximalizácia minima

Pred niekoľkými mesiacmi sme začínali transformáciu v tíme, ktorý vytvára komplexný informačný systém už niekoľko rokov. V skutočnosti to boli štyri tímy so zložitejším procesom vývoja a teda aj s viacerými stavmi.

Ešte pred začatím transformácie sa však tím rozhodol maximálne zjednodušiť workflow tak, aby sa nemuseli vývojári zamýšľať kedy dať kartu do akého stavu. Pre svoju Kanban tabuľu preto zaviedli iba tri stavy.

Výhody sa ukázali okamžite:

• Jednoznačný stav. Úlohu je nutné spraviť, alebo sa na nej pracuje, alebo je hotová.
• Veľa kariet. Aj keď to znelo ako zvýšenie byrokracie, v skutočnosti sa ukázalo, že toto rozhodnutie viedlo tím k lepšej príprave počas plánovania. Požiadavky sú rozdelené na viaceré úlohy, ktoré jasnejšie popisujú prístup k riešeniu požiadavky.
• Lepšie odhady – každá karta má svoj jednoznačný odhad. Je jasné, koľko sa na kartu plánuje a koľko času ešte zostáva. V predchádzajúcom workflow mal tím špeciálny stav označujúci čakanie. A práve v takomto stave karty ‘viseli’ , no tím nesledoval ich trvanie.
• Organizácia tímu – každá  karta má svojho riešiteľa. Tak je možné lepšie rozdeliť úlohy medzi členov tímu.
• Adresnosť problému – v prípade problému pri riešení úlohy je možné ľahko identifikovať, ktoré úlohy majú problém a zviditeľniť ich.

Pomalá zmena

Iný tím sa rozhodol, že zavedenie troch stavov nie je možné vzhľadom k ďalším firemným procesom, no identifikovali, že zjednodušenie je nutné. Otázne bolo ako zmeniť proces čo najmenej a zároveň najefektívnejšie.

Jedným z agilných princípov je pozorovanie a adaptácia. Preto sme v tíme začali s vizualizáciou aktuálneho workflow. Od momentu vzniku požiadavky až po dodanie výsledku používateľom. Táto technika sa volá Value Stream Mapping. Obrázok ilustruje príklad výrobnej fabriky.

Ďalším krokom bolo meranie trvania spracovania úloh v jednotlivých stavoch a pri presunoch medzi nimi. Keďže hlavným cieľom transformácie bolo skrátiť čas dodávky používateľom, zamerali sme na najdlhšie časti, ktoré stálo zato optimalizovať. Optimalizácia však neznamenala, že sa meranie skončilo. Každá lokálna optimalizácia má dopady na celkový proces, a preto je nutné pokračovať v meraní a ďalšej optimalizácii. Je to v podstate neustály proces.

Vizualizácia a meranie zároveň pomohli identifkovať stavy, v ktorých sa úlohy dlho ‘neohriali’. Úlohy boli cez nich iba presúvané. Tieto stavy boli z workflow odstránené čo zjednodušilo aj samotný proces.

Čo sa pýtať pri vytváraní Kanban tabule?

• Prečo potrebujeme daný stav?
• Kto potrebuje daný stav?
• Ako dlho zostáva úloha v danom stave?
• Má stav zmysel aj v prípade, že úloha nie je vývojová, ale napr.  napísanie dokumentu?
• Potrebujete stav merať a vykazovať? Pre koho a prečo? Má to súvis s biznis hodnotou?
• Čo je zbytočné?
• Neexistujú iné workflow pre rôzne činnosti vývojového tímu? Napr. riešenie podpory, spracovanie kritických požiadaviek, požiadavky na súčinnosť.