Daily stand-up dobre VIII – Online prostredie

„Agile funguje v tímoch, v ktorých členovia sedia spolu. V jednej miestnosti.“ Aj vám to vravel tréner počas školenia o základoch Agile? Mal pravdu.

Počas zavádzania Agile však mnoho firiem narazí práve na túto podmienku.  Tá prekvapujúco limituje agilitu aj v slovenských firmách, ktoré nerástli prirodzene, ale akvizíciami iných firiem sídliacich v rôznych kútoch Slovenska a Čiech. A báááááác.

Máme tu distribuovaný vývoj, aj keď sme stále na Slovensku. A to vôbec nemusíte mať v popise firmy pojmy ako nearshore, offshore, outsorcing. Jednoducho ste distribuovaní, a práve preto bude zavádzanie Agile ťažšie.

Stand-up na diaľku?

Možno naivná, no nie tak nefrekventovaná otázka: „To mám stáť počas denného stretnutia keď ho robíme online?“

Hmmm, a prečo nie? Aspoň si pretiahnete chrbticu. Steve Jobs robil dôležité porady a stretnutia počas chôdze. Yves Hanoulle koučuje tímy online zo svojho walking desku.

No nemusíte takto preháňať. Jednoducho ostanťe sedieť na stoličke. Pretože vaša poloha počas stand-upu nie je pre ostatných členov tímu vôbec dôležitá.

Ako sa pripraviť na online stand-up

Technika, technika, technika – Čo vám musí fungovať:

• Synchronizovaný čas medzi lokalitami. Nezabudnite na časové pásma.
• Intenetové pripojenie dostatočnej kvality. Pozor na WiFi, niekedy je síce spojenie ok, ale pri prenose vám vypadne zvuk.
• Na denné standupy potrebujete iba audio. Video zbytočne ruší. Začne vás zaujímať čo robí kolega, ako sa tvári, kam pozerá, ako je oblečený. Stratíte koncentráciu.
• Slúchadlá a mikrofón. S možnosťou hardvérového umlčania (mute tlačidlo). Kým stlačíte softvérové tlačidlo, tak hardvérové máte prenuté niekoľko krát. Skúsenosť zo života…
• Komunikačný softvér s možnosťou zdieľania obrazovky a chatom.
  • Niektoré tímy preferujú Skype.  No nie všetky firmy ho dovoľujú. Má síce zdieľanie obrazovky, niekedy je však kvalita obrazu nedostatočná.  ozor na obmedzenie počtu účastníkov konferencie vo voľnej verzii.
  • GTalk (Google Hangout) – fajn ak potrebujete viac účastníkov. Niekedy je problém s kvalitou hovoru predovšetkým na WiFi. Hangout je napr. používaný aj počas mini konferencií Agile Lean Europe a celkom dobre funguje. Predovšetkým aj preto, že asi každý už má Google account, takže najmenej problémov s prihlasovaním atď.
  • Microsoft Lync (Office Communicator) – šikovné riešenie, dnes už aj multiplatformové. Mnoho funkcií, ktoré sa oplatia. Problém je však rozbehať  ho predovšetkým s externými kontraktormi mimo siete (VPN). Niekedy sa cez desktopového klienta pripojíte, inokedy iba cez web. Niekedy audio nefunguje ani tak. Iba cez mobil (platený ak firma nemá vlastnú bránu). Náročnejší na konfiguráciu, ale skúsení admini to vedia vyriešiť dostatočne vopred.
• Minimalizovaný externý šum. Najčastejší problém, ktorý neskutočne ruší. Niekedy viac počujete ľudí mimo tímu než človeka, ktorý rozpráva. Raz sa nám dokonca stalo, že sme počuli dvoch (ukrytých) Indov našepkávať svojmu kolegovi, členovi tímu. Robili prácu za neho. Aj toto môže odhaliť mikrofón v kľudnom prostredí :).

Odporúčam vám pripojiť sa 5 minút pred mítingom a preveriť, či vám funguje spojenie. Členovia tímu často využijú tento čas na neformálny pokec o živote. Je to teda investícia do socializácie, čo sa mi veľmi páči.

Informácie, informácie, informácie

To najpodstatnejšie sa má stať niekoľko minút pred denným stretnutím. Ako člen tímu si pripravím odpovede na klasické otázky:

1. Čo som spravil od posledného standupu?
2. Na čom budem pracovať do najbližšieho standupu?
3. Aké mám problémy?
4. S kým sa chcem porozprávať po stretnutí?

Zaiste ste si všimli trochu inú formu otázok. V distibuovanom prostredí sa môže stratiť význam slova DNES, VČERA, ZAJTRA. Preto sa odkazujeme na obdobia medzi standupmi.

A prečo štrvtá otázka? Pretože chcete ušetriť čas kolegom. Bavte sa cielene s ľuďmi, ktorí majú čo k danej téme povedať viac do hĺbky. No diskutujte po stretnutí, nie počas neho. Zachovajte 15 minútový interval.

Odpovede na otázky si pripravte pred stretnutím. Najlepšie niekde v textovom editore alebo Notepade. Keď príde váš moment, tak ho skopírujte a vložte do chatu komunikačného nástroja. Všetci tak uvidia odpovede a porozumejú aj v prípade vašej horšej angličtiny alebo nižšej kvality WiFi signálu.

Tip pre Scrum Mastrov: najväčšou výhodou tohto prístupu je to, že sa ľudia pripravia!

Čas

Dôležitým atribútom distribuovaného stand-upu je čas. Berte do úvahy časové zóny. Standup by mal byť v nejakej lokalite ráno. Najlepšie v lokalite, kde sídli väčšina členov tímu. Nech sa deň začína s výhľadom do budúcnosti. Ak pracujete s východným pobrežím USA, tak vhodným časom je 14:00 GMT+1. Najväčším problémom budú tímy v USA, Indii a Európe. V niektorých prípadoch možno budete musieť rozdeliť tímy podľa zón a nebude sa možné stretnúť súčasne.

Pozor na tzv. komplex kontraktora. Môže sa vám stať, že klient vás bude tlačiť do nezmyselných časov na standupy (19:00 a neskôr). Nedajte sa.

Ak ste boli na našich workshopoch tak viete ako na to…

Komunikácia, komunikácia, komunikácia

Najťažšie na distribuovaných stand-upoch je udržať disciplínu.

Tu je niekoľko tipov:

• Rozpráva iba jeden. Vyzvaný Scrum mastrom. Ostatní si umlčte mikrofóny. Nebudete tak skákať do reči.
• Neprerušujte. Ani keď kolega nemá pravdu.
• Ak máte nejaký postreh, zapíšte si ho na papier alebo do notepadu. S vypnutým mikrofónom. Vaše ťukanie nikoho nezaujíma.
• Indikujte scrum mastrovi, že sa chcete vyjadriť k danej téme. On vás vyzve. Pretože to on moderuje stretnutie.
• V medzinárodných tímoch VŽDY používajte jazyk, ktorému rozumia VŠETCI. Niekoľkokrát sa mi stalo, že jeden kolega rozprával anglicky a ostatní slovensky. On reportoval anglicky, no Slováci slovensky. Veď sme na Slovensku. A pekne malom… Kolega časom mal tendenciu na stretnutia nechodiť, nemali pre neho zmysel. A (ne)priordzene to bola jeho chyba, za ktorú bol trestaný práve on, ktorý ju nespôsobil.
• Čas. Kľučový prvok.
• Detaily – len v rozumnej miere. Nevravím, že vôbec.
• Niektoré tímy preferujú rovnaké poradie počas standupov, iné ho radšej menia tak, aby členovia tímu boli v strehu. Hlavne ak zaspávajú počas porád.

Tak ďaleko a predsa tak blízko

Vzdialenosť nie je pre denné standupy limitujúca. Limitujúci je prístup ľudí k tomuto obmedzeniu. Je to iba stav mysle.

Možno stačí inšpirovať sa u známych, ktorí v takomto prostredí pracujú. Úspešne sa s týmto problémom popasovali firmy v Košiciach, Bratislave, Žiline aj Banskej Bystrici.

Pokračovanie

• Daily stand-up dobre I – Prečo?
• Daily stand-up dobre II – Prostredie
• Daily stand-up dobre III – Kašlite na pravidlá
• Daily stand-up dobre IV – Som Scrum master. A?
• Daily stand-up dobre V – Manažér
• Daily stand-up dobre VI – Príprava
• Daily stand-up dobre VII – Čo vlastne ten graf vraví?
• Daily stand-up dobre VIII – Online prostredie
• Bonus: 10 tipov na daily stand-up pre product ownera