Personálna mapa: nástroj na utuženie tímu

Máte pocit, že váš tím potrebuje utužiť vzťahy alebo im chcete pomôcť lepšie sa spoznať? Skúste s nimi personálne mapy a neoľutujete. Personálna mapa je technika, ktorá pomôže ľuďom nájsť spoločné témy na rozhovor nenútene a jednoducho. Inšpirujte sa ako ich jednoducho vytvoriť a ako z ich tvorby spraviť zábavnú teambuilding aktivitu. Leto je na to ideálny čas.

Čo je personálna mapa a čo prinesie tímu

Personálna mapa je mentálna mapa človeka. Je to technika z Managementu 3.0 a jej cieľom je uľahčiť vám a vášmu tímu lepšie spoznať kolegov v agile tíme.

Vedieť o sebe viac vám pomôže navzájom si dôverovať a tvoriť tak spolu silnejší tím.

Pretože poznať svojich kolegov nie je len o tom, že si je s kým pokecať pri káve o novom Avengers filme. Je to tom, že ak sa ľudia vedia porozprávať aj o svojom osobnom živote, je pre nich jednoduchšie empatizovať spolu. Aj krátky rozhovor o niečom blízkom nám môže dať pocit istoty v druhého človeka. Vďaka tomu budeme menej váhať ak ho napríklad chceme pri práci požiadať o pomoc. Rovnako tak bude pre každého v tíme, nie len pre pár hlučných jedincov, jednoduchšie vyjadriť svoj názor a navzájom sa pri tom rešpektovať. A to je hlavná vec, ktorá robí tím uspešným a posúva ho dopredu.

V dobrom tíme je každý rovnocenný a nikto sa nebojí prispieť svojím názorom. To je základná vec, ktorá pomôže rýchlo riešiť aj zložité problémy.

Výhodou tvorby personálnych máp je, že každého člena tímu začleníte rovnako. Uľahčíte interakciu  introvertom a ľuďom, pre ktorých môže byť náročnejšie začať rozhovor. Rovnako môžete ľahko a rýchlo začleniť nového člena do tímu. Ak máte tím, ktorý je fyzicky málo spolu, personálnou mapou ich môžete zblížiť aspoň pomyselne.

Ako na personálne mapy

Ak chcete tímu predstaviť personálne mapy, je dobré začat s príkladom svojej vlatnej. Rozdeľte ju do 8 základých kategórií:

1. práca,
2. vzdelanie,
3. kamaráti,
4. rodina,
5. záľuby,
6. ciele,
7. hodnoty
8. a domov.

Postupne každú z nich vyplňte. Nebojte sa však spolu s tímom kategórie pridať alebo upraviť podľa toho čo pokladajú za zaujímavé. Zapojte kolegov do tvorby a pýtajte sa ich ako vašu mapu doplniť. Uvidíte koľko toho o vás vedia ? .

Ako z týchto máp urobiť zábavnú hru?

Skúste napríklad tieto varianty:

• Každý spraví mapu sám o sebe. Následne si ľudia vymenia svoje mapy a prezentujú ich. Tím potom háda, koho mapa to je.
• Vytváranie máp vo dvojiciach. Ľudia sa rozdelia do párov a navzájom si spravia personálne mapy. Budú mať možnosť pýtať sa a porozprávať sa o tom, čo ich oboch zaujíma. Postupne skúste s tímom prejsť na tvorbu mapy pre jedného človeka celým tímom.
• Vylosujte meno človeka, o ktorom spravíte mapu ako tím počas týždňa. Počas pauzy na kávu alebo obeda sa skúste kolegu spýtať na veci, ktoré by s vyplnením pomohli. Ale pozor, je zakázané úlohu si zjednodušovať otázkami typu: “Aké sú tvoje záľuby?”. Vytvorenú mapu potom prezentujte pred ním. Uvidíte koľko chýb spravíte a koľko nového sa počas týždňa o ňom dozviete. Plusom je, že kolega, o ktorom mapa bude sa bude počas týždňa cítiť ako celebrita pri všetkých otázkach o jeho živote ? .
• Pre každého vytlačte základnú mapu s fotkou a postupne mapy dopĺňajte. Mapy prilepte na nástenku a nechajte pri nej papieriky, ktoré budú môcť ľudia nalepiť na hociktorú mapu. Keď pôjdu okolo, môžu doplniť, čo vedia alebo sa rovno ísť niekoho spýtať na to, čo by chceli doplniť. Jediným pravidlom bude, že nikto nemôže prispievať na svoju mapu. Postupne tak vyplnia všetky mapy a budú ich mať pred očami stále. Ak uvidia niečo čo ich zaujíma, môžu to spolu prediskutovať.
• „Testík“ s personálnymi mapami. Po tom, čo ste pripravili mapu pre každého v tíme, skúste malý zábavný testík. Spýtajte sa v tíme navzájom rôzne otázky plynúce z máp a každú správnu odpoveď odmeňte malou sladkou odmenou.
• Personálna mapa na diaľku. Ak máte tím, ktorý je fyzicky málo spolu, cvičenie s personálnymi mapami môžete urobiť na diaľku napríklad cez video hovor. Ak chcete mapy dopĺňať priebežne a ich tvorbe dať prirodzený priebeh, môžete využiť RCA Desk v ScrumDesku (návod nájdete nižšie). Alebo môžete na vašom Slacku vytvoriť kanál o personálnych mapách, kde pre každého člena vytvoríte vlákno a postupne budete dopĺňať rôzne fakty. Pozor, toto však vyžaduje disciplínu, aby celý kanál neovládli rôzne zdĺhavé diskusie a chaos.

Pozor na…

Dobrý čas na personálne mapy môže byť napríklad počas retrospektívy. Dávajte pozor na to, aby bol každý člen tímu začlenený do procesu rovnako a aby tvorba máp netrvala tak dlho, že ľudí skôr odradí.

Rovnako sa snažte aby sa diskusia nestrhla len o jednom predmete, ktorý možno zaujme len 2-3 ľudí.

Ak sú personálne mapy pre tím nové, spravte s nimi najprv svoju mapu a pokračujte s niekým, kto sa ponúkne a chce to skúsiť.

Vytvorte si personálnu mapu v ScrumDesku

Personálne mapy môžete jednoducho vytvárať v ScrumDesku pomocou RCA Desku. Budú ľahko a vždy dostupné vašim kolegom, môžete do nich jednoducho dopĺňať nové témy a ušetrením papiera pomôžete lesom ? . Keďže ich každý môže vidieť alebo doplniť kedykoľvek, sú dobrým riešením pre tímy, ktoré nie sú fyzicky spolu.

Vytvoríte ju nasledovne:

1. Otvorte projekt v ScrumDesku a v menu naľavo otvorte záložku RCA.
2. Klikom na Diagrams otvoríte zoznam svojich diagramov. Pridajte nový diagram kliknutím na “+” a pomenujte ho.
3. Otvorte diagram potiahnutím jeho karty do stredu obrazovky.

4. Kliknite na prvý uzol a upravte ho kliknutím na “…”.
5. Do uzlu napíšte meno a ak chcete, môžete zmeniť štýl písma, farbu alebo pridať značku.

6. Kliknutím na “Why?” pridáte nový uzol spojený s uzlom pôvodným. Takto pridajte všetky kategórie, ktoré chcete použiť.

7. Každú kategóriu postupne vyplňte pridaním nových uzlov.

8. Ak vás pri prezeraní máp niektorý z uzlov zaujme, môžete k nemu napísať komentár.

RCA Desk v ScrumDesku môžete rovnako využiť na tvorbu rôznych myšlienkových máp pre vizualizáciu analýzy príčin akéhokoľvek problému.

Ako to poňali iní

Personálne mapy môžete pozmeniť podľa príležitosti. Ak chcete s tímom oslavovať, môžete sa inšpirovať . V tejto mape každý napísal aké dôvody si myslí, že majú ostatní členovia tímu na oslavu v pracovnom a osobnom živote (napríklad dokončenie projektu, svadba a pod.). Nakoniec každý napísal, čo by mali oslavovať ako tím. Takto sa každý dozvedel niečo nové, čo by neprišlo na reč v bežnom pracovnom prostredí. Hlavnou myšlienkou ale bolo tím povzbudiť a navzájom si ukázať aký prínos v ňom každý má.

Ďalším zaujímavým nápadom, kedy sa môžete s tímom zahrať a vrátiť sa do detských čias, bol nápad vyrobiť kreatívne 3D mapy. Tím namiesto obyčajného písania jednoducho modeloval všetko z plastelíny. Tu si určite precvičíte aj tímové riešenie problémov – vedeli by ste vy ako napríklad vymodelovať takú trpezlivosť a iné hodnoty?

Na záver

Personálna mapa je dobrá a jednoduchá technikana zlepšenie vzťahov v tíme. Toto kreatívne cvičenie vám pomôže zábavnou formou spoznať svojich kolegov a posilniť tak váš tím. Tvorbu máp môžete upraviť podľa seba alebo z nej spraviť krátku oddychovú aktivitu, kde sa váš tím môže kreatívne “vyblázniť”.

Kto sa hrá, nehnevá ?