Retrospektíva nie je len o efektivite

Ľudia chcú byť lepší  

Retrospektíva je jedna z najdôležitejších a zároveň najviac podceňovaných ceremónii v Scrume. Tak ako každá iná Scrumom definovaná ceremónia, jej úlohou je poskytnúť tímu priestor na vhľad do fungovania tímu. Na základe zisteného môže tím prispôsobiť svoje každodenné fungovanie a zlepšovať nielen atmosféru, ale aj efektivitu svojej práce.

Ide o aplikáciu empirizmu spoločným, skupinovým definovaním slabostí a zároveň nachádzanie spôsobov ich odstránenia či minimalizovania. Tento empirický prístup vhľadu a adaptácie je jadrom celého Scrum a prestupuje celou príručkou Scrum Guide.  

Predpokladom dobre fungujúceho (Scrum) tímu je otvorenosť, dôvera, rešpekt a odvaha povedať si na rovinu čo je dôležité a čo nie, čo nefunguje, kde sa nám nedarí a čo potrebujeme zlepšiť. Schopnosť povedať si kde sa vieme, či priam musíme zlepšovať.

Iba tímy, ktoré spolu dokážu efektívne komunikovať vedia rýchlo a adekvátne reagovať na turbulentné podmienky trhu. Celková atmosféra v tíme a pocit spokojnosti jeho členov má preto obrovský dopad na schopnosť odpovedať si na stále častejšie prichádzajúce „ťažké otázky„, a preto je kľúčovým faktorom ovplyvňujúcim efektívne fungovanie tímu.  

Každý člen tímu prirodzene identifikuje pozitívne a negatívne spôsoby fungovania tímu už len tým, že je jeho súčasťou. Najbližší, tímoví, kolegovia spolu totiž nezdieľajú iba ciele, ale aj úspechy a neúspechy, a preto majú na reputácii tímu osobný záujem. Nevyužiť potenciál takto angažovaného človeka je prečinom nielen voči Agile-u. Má priamy dopad na spokojnosť členov tímu a ovplyvňuje ich chuť v ňom zotrvať a starať sa oň.   

Retrospektíva je náročná     

Retrospektíve vdychuje život Scrum Master. Ide o facilitátorsky náročné stretnutie tímu, ktoré skúša naše hranice dôvery jedného k druhému. Vyžaduje od jej účastníkov vystúpiť zo svojej komfortnej zóny, klásť a zodpovedať ťažké otázky. Je preto dôležité, aby bola bezpečným miestom, kde sa každý člen tímu môže otvoriť a povedať ako sa cíti, čo ho trápi a kde vidí nedostatky pri dosahovaní spoločných cieľov.

Musí byť miestom, kde svojmu kolegovi úprimne (a s rešpektom) povieme, keď nás trápi jeho pracovná disciplína, či iná deviácia od ideálnej pracovnej spolupráce. Viesť rozhovory, ktorým sa za bežných okolností radšej snažíme vyhnúť. Ale toto nie je bežná okolnosť. Tu ide o veľa. Náš spoločný cieľ a reputáciu.  

Scrum Master profesionál     

Kvalitná retrospektíva má pomerne jasný scenár. Začína zberom dát – pocitov, túžieb, názorov členov tímu. Ideálne prostredníctvom metódy „Silent Writing“, kedy každý nerušene, v pokoji a bezpečí vlastnej hlavy spracuje svoje myšlienky na papier.

Každý člen tímu získa priestor, kde môže svoje pocity verejne pred celým tímom vyjadriť. Zvyšok tímu do  prezentácie nevstupuje a nedopĺňa ju. Vyjadriť sa môžu, až keď prezentujúci svoj názor dopovie, aby bola zachovaná integrita jeho posolstva. Iba ak má človek priestor vyjadriť sa v úplnosti získa pocit, že na jeho názore záleží. Následne dochádza ku konfrontácii.  

Rola Scrum Mastra je v tomto momente kľúčová. V rámci facilitácie dohliada, aby účastníci dodržiavali základné zásady Scrum (otvorenosť, zameranie na cieľ, záväzok, rešpekt a odvaha), aby nedošlo k osočovaniu, osobným narážkam, odklonom od témy či inak nekonštruktívnej debate.

Dobrý Scrum Master vie, že fungovanie tímu nie je postavené iba na správnej aplikácii release managementu, DevOps procesov či dodržiavanie priorít podľa Sprint Backlogu. Byť vypočutý v spoločnosti ľudí, ktorí zdieľajú ciele a spoločne žnú plody svojej práce je neodmysliteľnou súčasťou tímu, ktorý má šliapať ako hodinky.  

Každý potrebuje byť vypočutý  

Takúto možnosť vystúpiť musí dostať každý člen tímu. Preto sa Scrum Master v rámci času vyhradeného na retrospektívu snaží pracovať s udeľovaním slova tak, aby nikto nemal pocit, že vypočutý nebol. Ak sa niekto opakuje, osobu treba zastaviť a dívajúc sa priamo na ňu, úctivo zopakovať jadro myšlienky.

Tým dáme najavo, že osobu počúvame a na jej názore nám záleží. Poprípade posolstvo zapísať na tabuľu, aby bolo jasné, že ho berieme do úvahy do fázy tvorby riešenia a dať slovo ďalšiemu účastníkovi.  

Keď sa vyčerpali relevantné postrehy ku danej téme, Scrum Master požiada tím, aby sa pokúsil identifikovať príčiny dysfunkcií root cause analýzou, ‘5 why’s’, ‘Fishbone’ či inou metódou. 

Zapojenie členov tímu pri riešení ich vlastných problémov je kľúčové pre zachovanie pocitu zodpovednosti nad vlastným fungovaním ako aj pocitu vlastníctva ich procesu. Tým z nich budujeme seniorný Scrum team. Tak ako pri prezentovaní vstupov retrospektívy je aj tu dôležité, aby všetci členovia tímu mali možnosť zapojiť sa a ich nápady na zlepšenie zazneli na pretras celému tímu.  

„Som tu už 30 rokov a nikdy sa nič nezmenilo.“  

Posledným nie menej dôležitým krokom je adekvátne ukončiť retrospektívu. Jedinec investoval svoj drahocenný čas, aby pred všetkými ostatnými členmi svorky, s ktorými zdieľa ciele, úspechy aj pády povedal to, čo mu leží na srdci. Mnohí takéhoto výkonu nie sú schopní vôbec, alebo iba v bezpečnom prostredí retrospektívy facilitovanej Scrum Mastrom, profesionálom.

Iný ako dôstojný koniec by mohol ohroziť túto skupinu dlhodobo. Keď dôjde k emočnému vypätiu, ktoré nezanechá vlnku na vode, človek začne pociťovať značnú frustráciu a disonanciu, ktorá môže podlomiť jeho dôveru v budúce pokusy o zlepšenie a transformáciu nielen tímu, ale celej spoločnosti.  

Každú iteráciu o niečo lepší  

Scrum Guide vo svojom opise retrospektívy priamo spomína potrebu identifikovania aplikovateľného návrhu na zmenu a jeho čo najskoršie vyriešenie. Odporúča jeho stav zviditeľniť v backlogu najbližšieho Sprintu na znak dôležitosti takejto nápravy.  

“Zlepšenia s najväčším dopadom sú vyriešené čo najskôr. Taktiež sa môžu stať súčasťou Sprint Backlogu pre nasledujúci Sprint”
– Scrum Guide

Posunúť tímovú kultúru o krok ďalej pomôže častokrát aj maličkosť. Tím si spoločne vytýči cieľ a definuje kroky k jeho naplneniu, ktoré tak ako všetky ostatné ciele, zdieľajú. Takto dokážeme transformáciu a celkové zlepšovanie sledovať, umožňujeme tímu empirický vhľad do aktuálneho stavu vlastnej premeny a tým ju vieme aj efektívne korigovať.  

Na druhej strane, ak končíme retrospektívu bez dohody, stane sa iba ďalším bezvýznamným meetingom, premrhanou šancou na vhľad a adaptáciu. Všetko ostane iba na papieri a miesto vyspelého scrum teamu vychováme skupinu, ktorú spája nedôvera v schopnosť zmeny, lepšie zajtrajšky, z frustrácie opakujúc rovnaké zaužívané a tuhé metódy fungovania.  

Vyskúšajte rôzne techniky retrospektív:

• Retrospektíva Start Fish
• Retrospektíva Dobré vs. Lepšie
• Retrospektíva Kudo Karty

Na záver  

Neoddeliteľnou súčasťou zlepšovania a rastu je schopnosť zastaviť sa a vo všetkej úprimnosti prehodnotiť svoj prístup a postupy. Prvé retrospektívy začínajúcich, či zakríknutých tímov bývajú emotívne. Pretriasajú sa témy o základoch spoločného fungovania od nedostatku komunikácie, nedostatočnou definíciou pravidiel spolupráce či bežných ľudských malicherností. To preto, že priestor na úprimnú debatu pre nich ešte len vznikol.

Byť súčasťou tímu, ktorý dlhodobo nerieši svoje každodenné problémy alebo ignoruje návrhy na zlepšenie od svojich členov je frustrujúce a demotivujúce. Môže sa zdať, že niet cesty späť, že hnevať sa a zúfať si je jediné možné fungovanie tohto tímu. To sa len vyplavuje nevypovedané. Nehádžte flintu do žita.   

Každou ďalšou retrospektívou, maličkosťou zlepšený Sprint, novou otvorenou debatou s kolegami sa vaša spolupráca bude postupne zlepšovať. Seniorné tímy sa na svojich retrospektívach venujú zvyšovaniu efektivity svojej práce – implementáciou nových agilných metód, rozvoju DevOps praktík, možnostiamí rozširovania automatizovaných testov alebo inej prospešnej činnosti.

Retrospektíva sa zmení z priestoru, kde sa všetci sťažujú na najočakávanejšiu ceremóniu každého Sprintu. Miesto, kde sa ľudia môžu realizovať, navrhovať zlepšenia a posúvať vpred nie len seba ale aj tím.

Čím skôr umožníte ľuďom úprimne sa porozprávať, tým skôr im umožníte úprimne sa porozprávať o kvalite a efektivite vývoja vašich produktov. Niet väčšej radosti z práce, ako keď sa v nej môžete s podporou svojho okolia stále zlepšovať.