Retrospektíva

Ciele     |    Agenda     |    Štruktúra stretnutia     |     Výsledok     |     Techniky     |     Karty na stiahnutie     |     Realizácia nápadu     |     Model zmeny

V tradičnom projektovom manažmente sa na konci projektu pripraví post mortem, ktorý je v podstate súhrnom poučení pre ďalšie projekty. Nevýhodou je to, že pre ukončený projekt už tieto rady nie sú nápomocné.

Retrospektíva je pravidelným stretnutím tímu na konci každého sprintu, počas ktorého tím prediskutuje čo funguje dobre, ako pracovať lepšie a vyberie si nápady pre realizáciu v nasledujúcom sprinte.

Cieľom retrospektívy je priebežná identifikácia obmedzení a zlepšení. Stretnutie moderuje ScrumMaster a trvá typicky 1 hodinu.

Agenda správnej retrospektívy by mala pozostávať z týchto aktivít:

• Príprava – otvorenie retrospektívy, identifikácia stavu riešenia predchádzajúcich návrhov, nastavenie témy retrospektívy. Veľmi často nejaká aktivita (Viď tastycupcakes.com, Retromat ).
• Získanie údajov – zápis návrhov na kartičky samotnými členmi tímu.
• Vytvorenie názoru – diskusia o návrhoch, identifikácia duplicít a skupín.
• Rozhodnutie – hlasovanie za nápady, stanovenie dôležitosti návrhov.
• Koniec – ukončenie aktivity.

Retrospektíva má byť príjemnou aktivitou. Odporúča sa pripraviť príjemné prostredie aj občerstvenie. Niekedy je vhodné spraviť retrospektívu mimo firmu, predovšetkým ak je v tíme viac konfliktov. To pomôže sústredeniu sa na vnútorné problémy bez rušenia.

Retrospektíva nie je iba o zozbieraní nápadov, ale predovšetkým o ich realizácii. Agenda dobrej retrospektívy pozostáva z týchto základných časti:

1. Príprava: ScrumMaster predstaví tému retrospektívy. Skúsenejší ScrumMastri používajú aj rôzne hry a aktivity napomáhajúce sústredeniu sa na tému.
2. Získanie údajov: Zápis návrhov členmi tímu. Najčastejšie potichu a samostatne.
3. Pochopenie: Revízia jednotlivých návrhov, odstránenie duplikátov a vytvorenie skupín z podobných návrhov.
4. Rozhodnutie: Hlasovanie za najdôležitejšie návrhy nasledované dohodou na akčnom pláne ich realizácie.
5. Ukončenie

Retrospektíva nie je iba o zozbieraní nápadov, ale predovšetkým o ich realizácii. Agenda dobrej retrospektívy pozostáva z týchto základných časti:

1. Príprava: ScrumMaster predstaví tému retrospektívy. Skúsenejší ScrumMastri používajú aj rôzne hry a aktivity napomáhajúce sústredeniu sa na tému.
2. Získanie údajov: Zápis návrhov členmi tímu. Najčastejšie potichu a samostatne.
3. Pochopenie: Revízia jednotlivých návrhov, odstránenie duplikátov a vytvorenie skupín z podobných návrhov.
4. Rozhodnutie: Hlasovanie za najdôležitejšie návrhy nasledované dohodou na akčnom pláne ich realizácie.
5. Ukončenie

Najjednoduchšou a najčastejšie používanou technikou pre retrospektívu je Dobré-Lepšie.

1. ScrumMaster vyberie tému retrospektívy, nad ktorou sa tím má zamyslieť. Tému identifikuje na základe problémov, ktorým tím čelil počas sprintu.
2. Tím sa počas 10 minút zamyslí nad tým čo funguje dobre a čo môže fungovať lepšie. Každý člen tímu napíše nápady samostatne na karty. Čas nie je striktne ohraničený. Ak niekto píše dlhšie, je lepšie počkať.
3. Po napísaní nápadov tím prečíta jednotlivé nápady a spojí podobné do skupín.
4. Tím zahlasuje za nápady. Každý člen tímu má tri hlasy, ktoré môže ľubovoľne rozdeliť medzi skupiny, resp. priamo karty.
5. Po spočítaní hlasov si tím vyberie 1-3 návrhy, o ktorých sa dohodne ako ich realizovať. Kto, čo, kedy a ako. Konkrétny akčný plán. Alternatívne sa dohodne riešiteľský tím v prípade ak je na analýzu problému potrebný dlhší čas.

Príklad návrhov retrospektívy s rozdelením na Dobré a lepšie a po hlasovaní

Ďalšie techniky retrospektív

Star Fish, Mad sad glad, 6 thinking hats, 4L, Start Stop Continue, The Wheel of Change, Speed Boat, PMI, Reveat Avoid, WWW, KALM, DAKI.

Ak potrebujete evidovať nápady,  mať možnosť si vybrať techniku retrospektívy, alebo váš tím je distribuovaný, použite ScrumDesk Start! a jeho integrovanú podporu pre retrospektívy.

Je chybou ak sa tím vrhne na realizáciu nápadu bez hlbšej úvahy. Zmeny, ktoré sú takto realizované, väčšinou spôsobujú zmätok a potrebu inej realizácie, čím tím sa dostanem do slučky bez skutočného výsledku.

Vývoj v manažmente zmien priniesol agilné postupy aj do tohto odvetvia. Lean Change Management (Autor: Jason Little. ScrumDesk je certifikovaný v Lean Change Managemente) je prístup, ktorý zavádza zmeny iteratívnym prístup v rýchlych slučkách s meraním výsledku.

Každý problém sa rieši v týchto krokoch:

1. VHĽAD (INSIGHTS) –analýza príčin problému, často v minitíme, ktorý vie problém objektívne vyhodnotiť z rôznych pohľadov.
2. MOŽNOSTI (OPTIONS) – identifikácia možností ako riešiť daný problém, ich priorizácia a výber možností, ktoré by mali byť vyskúšané. Nie je neobvyklé skúsiť viaceré možnosti súčasne v rôznych častiach tímu (podobne ako A-B testovanie v produktoch).
3. EXPERIMENT – samotný experiment tímu s cieľom overiť, či daný postup identifikovaný počas OPTIONS dáva očakávaný výsledok. Výsledok je postulovaný pred začiatkom experimentu spolu s definíciou matrík, ktorými si tím overí správnosť zmeny.

Každá zmena má svoju cenu. Ak je zmena veľká, jej realizácia trvá dlho a znamená aj chaos, odpor. Realizácia zmeny tak môže byť dlhá a „hlboká“, s veľkými dopadmi.

Model veľkej zmeny (Satirov model zmeny)

Zmeny v agilnom projekte

Pravidelnosť retrospektívy znamená aj častú realizáciu malých zmien. To pomáha zmenšiť dopady zmien, ich častejšie vyhodnocovanie a výber ďalších zmien pre realizáciu.