Základom Agile je spätná väzba. Pre produkt aj ľudí zároveň. Okrem retrospektívy existujú ďalšie techniky poskytujúce spätnú väzbu. Príkladom, ktorý navyše dokáže ľudí aj motivovať sú Kudo karty vychádzajúce z Managementu 3.0.

Kudo cards

Slovo kudo v preklade znemaná “sláva“ alebo „uznanie“. Kudo karty môžeme preložiť ako aké si „karty uznania“. Sú to malé kartičky s predtlačenými textom – „kudom“ (ako „Super!“, „Ďakujem“, „Pôsobivé“, „Do budúcna“, atď.), na ktoré napíšete krátke uznanie alebo férovú kritiku, a ktoré vám tak zjednodušia poskytnutie spätnej väzby kolegovi. Človek, ktorý je takto často ocenený niekým v tíme dostane malú odmenu, uznanie, za prácu, ktorú urobil. Kudo kartu môže napísať hocikto a adresovať ju komukoľvek, môžete ju venovať jednej osobe alebo celému tímu. Výmena kariet medzi kolegami samozrejme nemá byť len o serióznych uznaniach alebo kritike.

Kudo karty dávajú priestor na vyjadrenie spätnej väzby vo forme akú preferuje tím a často sa tak môžu stať miestom pre rôzne vtipy a poznámky medzi nimi. Ich neformálna forma môže byť ideálnym riešením ak potrebujete rozhýbať usedený tím a ukázať, ako sa k riešeniu problému medzi sebou, alebo na projekte motivovať navzájom.

Kudo karty sú jednoduchým spôsobom ako prelomiť hierarchiu firmy. Sú spôsobom, ako motivovať ľudí v tíme. Sú spôsobom ako zistiť, čo si na vás kolegovia vážia.

Dôležitou súčasťou výmeny Kudo kariet je spomínané vyjadrenie uznania a vďaky. Aj keď poďakovať niekomu za pomoc alebo mu vyjadriť uznanie môže trvať len pár sekúnd, pre niekoho to môže byť náročné. Kudo karty túto bariéru pomôžu prelomiť. Okrem poskytnutia spätnej väzby kartička v adresátovi určite vyvolá úsmev, prekvapenie a možno aj dojatie. Zistíme, čo si na nás kolegovia cenia a dajú nám pocit, že našu prácu robíme dobre, že má zmysel.

Prečo sú Kudo karty lepšie ako finančná odmena

Vzťah „odmena = posilnenie snahy“ je v nás zakorenený už od základnej školy, kedy sa mnohokrát naháňame za známkou viac než za pochopením učiva. V profesijnom prostredí sa ako motivácia využívajú hlavne finančné bonusy, prirodzene nás nútiace pracovať rýchlejšie a efektívnejšie. Tento model využívajúci základnú reflexnú dráhu „akcia + odmena = posilnenie akcie“, ktorú nájdeme aj u primitívnejších zvierat, však výskum už viac ako 30 rokov ukazuje ako neúčinný. Štúdia z Workforce inštitútu (Kronos Incorporated) vo forme online dotazníku ukázala, že až 70% zamestnancov sa po zvýšení platu cítili motivovaní lepšie pracovať len menej ako 6 mesiacov. Avšak obyčajné „ďakujem“ dalo pocit satisfakcie až 70% zamestnancov. Štúdia indikuje, že malé, každodenné prejavy uznania a ocenenia sú omnoho dôležitejšie a efektívnejšie ako finančne náročné odmeny. K podobným záverom prišli Julia Hur a Loran Nordgren, ktorí navrhli experiment zameriavajúci sa na vzťah človeka a odmeny za úlohu. Zistili, že pri finančnej odmene za splnenie úlohy ľudia fixovali svoju pozornosť na odmenu, nie na svoj výkon v danej úlohe.

Ako teda ľudí motivovať správne?

Kudo cardsIT priemysel, aj keď sa to možno nezdá na prvý pohľad, je v skutočnosti kreatívny priemysel. Dan Pink vo svojej knihe The Drive ukázala, že v kreatívnych odvetviach sú ľudia viac než peniazmi motivovaní v skutočnosti Zmyslom, Autonómiou a možnosťou ukázať Majstrovstvo. Ako teda v takomto prostredí motivovať ľudí správne?

V prvom rade sa tí, ktorí definujú prácu, musia zamyslieť práve nad:

  • zmyslom (vízia projektu a produktu, ciele, spoznanie klienta, jeho potrieb),
  • organizáciou tímov (samoriadiace tímy, pull princíp, kontinuálne zlepšovanie),
  • a poskytnutím priestoru pre majstrovstvo (architektúra, nové technológie, nástroje, mandát pre definovanie ako sa riešenie implementuje).

Na druhej strane, tím musí dostávať odmeny, ktoré v členoch tímu zanechajú pocit docenenia a úspechu. Takéto tzv. intristické (vnútorné) motivátory, by mali spočívať v pocite úspechu po vyriešení náročného problému, v pocite, že práca ktorú som odviedol, má zmysel. Samozrejme financie a finančné odmeny sú stále dôležité, avšak netvoria prioritu a ak chcete u ľudí v duchu Agile podnietiť zápal pre problém a ich kreativitu pri jeho riešení nemali by byť hlavným motivačným faktorom.

Najčastejšie pozorujeme ako veľmi sú ľudia prekvapení, že si ostatní  vážia veci, aktivity, ktoré oni sami považujú za drobnosť.

Kudo karty sú ideálnou technikou pre intristickú motiváciu. Poskytnutie úprimnej, pozitívnej spätnej väzby kolegom v nich zanechá pocit docenenia a zadosťučinenia. Sú navrhnuté na oceňovanie činnosti, nie len výsledku. Kudo kartu tak môžete napísať alebo dostať kedykoľvek, umožňujú dlhodobú motiváciu, ktorá má zmysel bez väčších externých časových alebo materiálnych nákladov.

Odmeny, ktoré spĺňajú kritéria intristických odmien a nepôsobia na motiváciu negatívne, splňujú podľa Jurgena Appela tieto pravidlá:

  • Nesľubujte odmenu vopred: ak sľúbite odmenu za výsledok, ľudská pozornosť sa upriami na odmenu, nie na kvalitu práce.

  • Anticipované odmeny by mali byť malé: očakávanie menšej odmeny podľa výskumov nenaruší výkon.

  • Odmeňujte ľudí verejne: cieľom odmeňovania je podporiť pracovnú kreativitu a vyvolať v ľuďoch pocit zadosťučinenia, robiť tak pred ostatnými je efektívnejšie.

  • Odmeňujte kontinuálne: ceňte si aj menšie úspechy, neoslavujte len raz za rok.

  • Odmeňujte činnosť, nie výsledok: výsledok sa dá dosiahnuť akokoľvek, ale činnosť je o ťažkej práci a morálke.

  • Odmeňujte kolegov, nie podriadených: kolegovia, s ktorými denne pracujete často vedia prečo si zaslúžite odmenu viac ako vaši nadriadení.

Ako na to: retrospektíva, Kudo box a Kudo stena

Ak chcete začať s Kudo kartami vo vašom tíme, v prvom rade je dobré zahrnúť vedenie a získať tak financie na malé odmeny. Vysvetlite im prínosy a možný dlhodobý efekt a nenechajte sa odradiť negatívnymi otázkami. Prípadne môžete Kudo karty navrhnúť až po tom ako ich s tímom otestujete na niekoľkých retrospektívach a zistíte, či majú svoj význam.

Kudo karty skúste tímu predstaviť na retrospektíve. Vysvetlite, čo karty sú a aké sú ich prínosy. Skúste diskutovať o akýchkoľvek veciach, ktoré majú pre tím prínos. Týmto si môžu napovedať pri písaní kariet a malo by to uľahčiť písanie karty samotnej. Následne nechajte každého aby si vybral jednu kartu a pre niekoho ju vyplnil (fyzické karty, ktoré si môžete vytlačit, stiahnite tu). Môžete ich písať anonymne alebo pod prezývkou. Každú Kudo kartu potom prečítajte nahlas a dajte ju jej adresátovi. Čítanie kariet nahlas pred celým tímom je dôležitá súčasť techniky, pretože dá adresátovi moment uznania za svoju prácu a tímu pomôže pochopiť, čo vidia jednotliví členovia ako prínosné. Ak nie ste komfortní s čítaním svojej kudo karty, môže s tým pomôcť Scrum Master.

Keď tím prejde malým „kudo školením“ môžete skúsiť použiť tzv. Kudo box alebo Kudo krabicu, čo je obyčajná krabica (napr. od topánok), do ktorej môže tím vhadzovať karty kedykoľvek. Karty môžete ďalej vyhodnocovať na retrospektíve, alebo si vyhradiť pár minút raz za mesiac resp. za sprint. Skúste aby bol prítomný aj váš nadriadený, jeho angažovanosť môže na celú vec pôsobiť pozitívne. Pri vyhodnotení opäť každú kartu prečítate nahlas pred všetkými a odovzdáte ju adresátovi.

V tomto štádiu by ste určite nemali zabudnúť ľudí za prijatie Kudo karty odmeniť. Ak chcete Kudo box využívať ako motiváciu a dlhodobo, mala by po pochvale od kolegu prísť aj malá odmena. Toto ľudí na jednej strane podporí v participácii na Kudo boxe, ale na druhej strane predovšetkým zosilní účinok dobrého pocitu za prijatie karty. Odmeny by však mali byť malé, aby nenarušili intristickú motiváciu. Príkladom vhodnej odmeny sú napríklad lístky do kina, pozvanie na obed, permanentka na squash alebo deň dovolenky naviac – záleží, či praktizujete Kudo v rámci tímu alebo v rámci firmy a ako veľmi angažované je aj vedenie. Aby ste z Kudo boxu spravili zábavnejšiu aktivitu pre tím, nechajte ich navrhnúť odmeny a vytvorte tak priestor pre kreativitu a odreagovanie.

Pri Kudo boxe môžete skúsiť aj tzv. Kudo wall alebo Kudo stenu. Je to časť steny alebo nástenka venovaná Kudo kartám. Po prijatí karty ju človek môže vystaviť na Kudo stenu a pochváliť sa svojím úspechom. Kudo stena zosilní pocit z kariet už len tím, že ich tím bude mať na očiach častejšie. Každý kto pôjde okolo si ju všimne a môže sa pozrieť na úspechy tímu a možno sa rovno inšpirovať aby Kudo kartu pre niekoho z tímu napísal sám. Ak chcete Kudo karty expandovať mimo váš tím, Kudo stenou môžete ľuďom ukázať aký efekt táto technika bude mať.

Kudo stena sa dá použiť nielen pre pochválenie sa feedbackom, ale aj pre zozbieranie nápadov kedykoľvek počas sprintu.

Kudo wall

Takto môže vyzerať Vaša Kudo wall

Príklad z praxe

Vo veľkej nadnárodnej korporátnej firme, s ktorou sme počas mentoringu spolupracovali, robili Kudo wall jednoduchým spôsobom. Na klasickú čiernu tabulu ľudia písali svoje kudo odkazy kriedou. Táto stena bola raz mesačne vyhodnotená CEO a širším vedením. Človek, ktorý bol v príspevku označený dostal deň dovolenky naviac. Rovnako sa sledovalo aj kto príspevky písal a tohto človeka potom napríklad pozval na obed. Samozrejme že na tabuli sa objavili aj vtípky typu „som vo firme najvyšší a preto mám mať deň dovolenky naviac“. Vedenie malo dilemu či takéto odkazy tam majú byť, no ukázalo sa, že aj toto ľudí podnecovalo k stene prísť a pridať svoj feedback. Navyše to dokázalo, že vedenie to s transparentnosťou myslí skutočne vážne. K tabuli mali prístup aj klienti.

Tipy ako začať s Kudo kartami vo vašom tíme

Začať s Kudo kartami vo vašom tíme nemusí byť jednoduché. Ak si ale myslíte, že vášmu tímu niečo prinesú, určite choďte do toho. Musíte ale začať pomaly a v malej škále. Nezabudnite na týchto pár tipov, ktoré vám pomôžu výmenu kariet naštartovať:

  • Kudo krabicu sa snažte umiestniť na frekventované miesto, napríklad ku kávovaru. Kudo stenu sa snažte mať niekde, kade často chodia ľudia nie len z vášho tímu.

  • Uistite sa, že prázdne karty a ostatné potreby (perá, lepiaca hmota,…) sú hneď pri krabici a sú ľahko dostupné. Snažte sa všetko pripraviť tak, aby bolo čo najjednoduchšie Kudo kartu napísať.

  • Choďte príkladom a nebojte sa zo začiatku napísať jednu, alebo lepšie viacero, Kudo kariet pre váš tím a jednotlivých členov, pomôžete im tak naštartovať svoju vlastnú iniciatívu. Zabehnutie Kudo kariet môže trvať pár týždňov, preto sa nenechajte hneď odradiť.

  • Ak chcete ľudí podporiť v písaní kariet, dbajte aj na to kto ich píše a odmeňte ho maličkosťou. Vyjadriť uznanie a poďakovať je niekedy tiež umenie :).

  • Nenúťte tím písať karty, dajte im dostatok priestoru pre pochopenie výhod kariet na vlastnej koži.

  • Nezabudnite na dôležitosť vyhodnotenia, teda čítania kudo kariet a odmenenia ľudí, ktorí ich dostali. Posilní to techniku aj pocit dobre odvedenej práce. Skúste okamžite prejsť na pravidelnosť čítania. To vyvolá návyk.

  • Nemusíte odmeňovať každého kto dostane kartu, môžete odmeniť človeka, ktorý ich dostal najviac alebo náhodne vylosovať jednu z kartičiek a odmeniť jej adresáta. Všetko záleží na vašich možnostiach a vašom tíme. Nechajte ľudí rozhodnúť, kto si zaslúži „gold buzzer“.

  • Kudo karty nemusí nahlas čítať len Scrum Master, môžete skúsiť ako bude tím reagovať ak si každý prečíta svoju kartu.

Nezabudnite, že z Kudo kariet by ste si mali zobrať, čo si myslíte, že bude mať prínos. Môžete ich rôzne obmeniť, napríklad ich nemusíte písať anonymne alebo ich môžete použiť ako nástroj na retrospektívu. Nastavte ich vhodne pre váš tím.

Vytvorte si online Kudo stenu v ScrumDesku

Pre distribuované tímy alebo pre tímy, ktoré chcú Kudo karty skúsiť na retrospektíve bez fyzických kariet je dobrým riešením využívať karty online. Použite ScrumDesk s RetroDesk, kde si môžete vytvoriť Kudo stenu online. Navyše k týmto kartám viete naviazať ďalšie aktivity, ktoré prípadne môžete aj naplánovať do sprintov. Viete ich naviazať aj na ciele firmy a zviditeľniť vaše úsilie a výsledky v celej firme.

Ako na to?

  1. Otvorte si váš projekt v ScrumDesku.
  2. Zvoľte „RETRO“ z menu naľavo a prepnite náhľad na „Retro Desk“.
  3. Kliknutím na „All sprint“ si vyberte sprint, ak je to pre vás dôležité.