V retrospektíve sa pozerajte radšej dopredu.

Retrospektíva je základnou ceremóniou o ktorej vám budú Scrum Mastri nadšene rozprávať.

Retrospektíva je kľúčová ceremónia. Je jedno či pracujete v Scrum, alebo Kanban alebo SAFe. Sám už viac než 15 rokov tvrdím, že aj keby firma nechcela mať nič spoločné s Agile, s retrospektívou by si mala tykať.

Zo začiatku je to skoro v každom tíme celkom vítané stretnutie. Ľudia majú konečne svoj hlas. Môžu vyjadriť svoj názor, pohľad na veci ako sú. Prvá retro je výborná, druhá je super, tretia dobre, štvrtá…..ok, nemám žiadne ďalšie nápady. A ďalšie sú už buď formálne „Máte nejaký nový nápad?“, alebo sa zmenia na sťažovaciu seansu, alebo sa v podstate zrušia.

Retrospektíva sa príliš skoro stáva po standupe jednou z najhoršie prijímaných ceremónií.

Aby sa prelomili tieto „ľady“, Scrum mastri/Agile kouči pridajú do retrospektív aktivity. Gamifikáciu. Retro nemôže byť len o práci. Je to aj o vzťahoch, ľudia najprv. A tak sa tímy hrajkajú. A tlieskajú si, smejú sa, veselia sa.  A možno sa dokonca začnú na ďalšie retro aj tešiť. A Scrum Master má pocit výborne vykonanej práce. Konečne členovia tímu pochopili na čo je táto rola, ako pomáha. Tím sa stáva lepším.

Čo sa skutočne zmenilo?

Predstavte si, a možno je to už teraz tak, že máte vlastnú firmu. Predstavte si, že každé dva týždne váš tím, dajme tomu o 10 ľuďoch, strávi 1-1.5 hodiny na retro. To je  skoro 31 hodín mesačne. Teda 4 človekodni v mesiaci! 4 človekodni!

Viete čo je dnes najčastejšia ponosa vo firmách?

„Nemáme kapacitu.“. A pritom tím mesačne strávi 4 človekodni na gamifikáciu. Pre pekný, dobrý, teplučký pocit ako sme sa stali dobrým tímom.

Zamyslite sa koľko to stojí. Pri cenách 300-400MD sa bavíme o 1600 euro. Chceli by ste to ako majiteľ platiť takúto sumu mesačne za hranie? Nebolo by lepšie to dať na team building aktivitu? Čo viete za túto sumu pre tím zaobstarať ?

Málokto sa na retrospektívy pozerá optikou ekonomiky. Nie, nevravím, že retro netreba lebo je drahá, alebo veľa trvá. To vôbec nie.

Cieľom retrospektív má byť kontinuálna zmena, kontinuálne zlepšenie. Nie kontinuálne hranie sa.

Problém retrospektív

Retrospektívy málokedy vidím prinášať reálne zmeny. Možno na začiatku keď sa s nimi iba začína. Aj to vo veľkej vačšine prípadov sa riešia v danú dobu kľúčové, no nízko visiace jablká. Typicky JIRA, vykazovanie, standupy, plánovanie, pravidlá aktualizácie, nechodenie stakeholderov na potrebné mítíngy, závislosti a tak obľúbené storypointy.

Keď sa po čase stav týchto problémov nemení, ľudia nenachádzajú ďalšie nápady, pretože spodné priečny pomyselnej agilnej Maslowovej pyramídy nie sú vyriešené. Ďalšie nápady je zbytočné dávať, pretože vedenie aj tak reálne zmeny nepodporuje. Je to ťažké, komplikované, a v skutočnosti sa to možno ani nechce.

Retro a slovenská kultúra, škola

Retrospektíva je zároveň aj zo softového pohľadu náročná. Ide o poskytovanie spätnej väzby kedy tím a jeho členovia si dokonca musia priznať svoje chyby a zlyhania.

Slovenské školstvo ani rodina nás však reflexii neučí. Máloktoré firmy so spätnou väzbou pracujú kvalitne. Nielen formálne pár krát do roka, ale vedome. Po každej aktivite, stretnutí. Pravidelne. Mentálne inak premýšľajú. Spätná väzba je štartovným boxom k ďalšiemu stupňu vývoja. Málokto vníma spätnú väzbu ako zdroj inšpirácie a nie ako kritiku.

Vedeli ste, že s retrospektívou sa pôvodne začalo už počas druhej svetovej vojny v letectve? Aj najväčšie esá si sadli v miestnosti, aby si vypočuli návrhy a odporúčania aj mladších kolegov o ich lete v bojovej zóne. Vďaka namontovaným kamerám si mohli vyhodnotiť záznamy. A bolo úplne jedno, že je to eso. V tomto bol na rovnakej úrovni ako nový pilot. Pretože reflexia mu mohla umožniť prežiť ďalší deň.

Reflexia nie je kritika. Reflexiu nemusíte dostať zvonku. Reflexiu si môžete a mali by ste si dať aj sami sebe.

Problémy minulosti

V posledných rokoch, ako mentor, pozorujem, že kľúčovým prvkom týchto problémov s retrospektívou je primárnye pohľad do minulosti. Čo bolo dobré a čo bolo zlé? Slovko bolo. Vyzerá to rozumne. Najprv sa musíme pozrieť čo bolo zlé aby sme to mohli zlepšiť.

Problém s bolo však je, že ľudia mentálne ostávajú až príliš naviazaní na minulosť. Začnú hľadať príčiny problému. Výhovorky kto čo nespravil, prečo sa to nedá. Mentálne ostávajú v minulosti, pretože mozog sa chce posťažovať. Ok, možno je to dané kultúrou.

Aj keď Scrum master má snahu tím posunúť smerom k hľadaniu riešenia, riešenie je často iba malým inkrementom. Evolúciou, ktorá si bude vyžadovať ďalšie evolúcie. Aj po čase tak problém tu stále bude. Nevyriešený.

Vízia budúcnosti

Zatvorte teraz oči a predstavte si váš tím o 3 mesiace.  Ak chcete, zapojte sa do tejto mentálnej hry a zaznačte si vaše odpovede na nasledujúce otázky:

• Ako tím vyzerá?
• Aké sú vzťahy v tíme?
• Aké správania v tíme sa prejavujú?
• Aké hodnoty tím reflektuje?
• Aké princípy aplikuje?
• Aké pravidlá má?
• Ako vyzerá spolupráca?
• Ako sedia?
• Ako riešia rozdiely v názoroch?
• Ktoré časti procesu už fungujú?
• Aké časti produktu sú rozvinuté?
• Aké technologické zmeny sú aplikované?
• Dokážu nasadzovať nové verzie dennodenne?
• Aký jazyk sa používa? Ja, my, oni?
• …….

Máte svoje odpovede?

Ak áno, teraz sa zamyslite s tímom nad tým, čo musíte spraviť v priebehu nasledujúcich 3 mesiacov, aby ste tento stav dosiahli.

Je to malá zmena v prístupe. Mení však výrazne mentálne modely prístupu k zlepšovaciemu procesu. Vízia prirodzene poskytne tímu zmysel, prečo by zmenu chceli. Otvorí inšpiratívne diskusie o možných riešeniach. Zapojí členov tímu do riešenia, pretože budú chápať zmysel a budú danú zmenu chcieť, pretože prišli s ňou oni sami.

Prístup Futurespective stavia na cieľovom stave. Začiatočný stav nie je podstatný. Ten môže byť akýkoľvek.

Steve Jobs, napriek kontroverzii jeho prístupu v práci, vyhlásil:

It doesn’t make sense to hire smart people and tell them what to do; we hire smart people so they can tell us what to do.

Futurspective umožňuje ľuďom navyše povedať nielen WHAT, ale predovšetkým WHY.

A na záver ešte jeden citát Steve Jobsa:

Let’s go invent tomorrow instead of worrying about what happened yesterday.

Naučte sa facilitovať Futurespective a ďalšie zmysluplné a hodnotné techniky retrospektív v programe Scrum Mastership MasterMind: Formovanie tímu.

Okrem tohto programu, len v minulom roku sme vďaka tejto technike vo viacerých firmách boli schopní realizovať futurespective s tísickou ideí, ktoré pomohli firmám sa strategicky nasmerovať zvnútra vďaka angažovanosti zmestnancov.

Ak vás to zaujalo, veľmi radi pomôžeme aj vám.