Ach tie kapacity!

Kapacity. Večná otázka, s ktorou zápasíme v agilných transformáciách už od roku 2007. Prečo je to vlastne otázkou? Príčin je viacero.

Ak sa ponoríte do otázky prečo chýba kapacita (nielen) agilným tímom, vo veľkej väčšine prípadov natrafíte na tieto základné príčiny ich nedostatku:

1. Limitované znalosti v organizácii.
2. Zle narezané, delené, požiadavky.
3. Zastaralé produkty, riešenia a systémy.
4. Chýbajúce ciele a zmysel produktu.
5. Zle nastavená organizačná štruktúra.

Kúpte si viac kapacít

Prvá odpoveď je možno až príliš jednoduchá. Je vás málo. Ale môže to byť aj inak.

Limitované znalosti v organizácii

Jeden expert ovláda danú tému a tak mu z každého tímu, v ktorom je potrebné túto tému riešiť, prirodzene pristane úloha. V tíme s expertom. Vzniká tak mäkká závislosť, ktorá spôsobuje náročnejšie plánovanie a dokonca aj prispôsobenie priorít tímu experta prioritám viacerých tímov.

Zmysluplné riešenie je drahšie. Ak vaša organizácia potrebuje rýchlosť, potrebujete rozšíriť expertízu po firme. To sa dá nájdením nového človeka. Expert by mal vedieť pomôcť HR oddeleniu identifikovať základné parametre znalostí a schopností nových kolegov.

Ďalšou možnosťou je vzdelávací  program pre interných ľudí, ktorý nastaví a povedie váš expert. Áno, práve ten vzácny. Na chvíľu tak možno v danej expertíze spomalíte dodávky, keďže expert sa venuje učeniu. Pri rozumne nastavenom vzdelávaní a zdieľaní know how máte za 1-2-3 mesiace viacero ľudí schopných odbremeniť experta minimálne s jednoduchšími úlohami. A expert sa naďalej môže venovať komplexnejším problémom.

V neposlednom rade, a tento prístup bude potrebné prepojiť či už s prvým alebo druhým návrhom, je hands-on leadership nových ľudí expertom. Mentoring sa dá zo začiatku spraviť každodenným stretnutím experta a nového človeka, vysvetlením kontextu, prístupu, validáciou a spätnou väzbou experta na spôsob riešenia problému novým človekom a samozrejme na záver review výsledku expertom. Popri tom nezabúdajte zakaždým takýto review skončiť aj aktualizáciou pravidiel, know-how alebo štandardmi. Nielen opravou riešeného problému. Navyše by expert nikdy nemal prácu nového človeka opraviť. Mal by nanajvýš poskytnúť spätnú väzbu.

Tento spôsob riešenia kapacitného obmedzenia ma aj významný predpoklad. Niekedy takýto proces, predovšetkým s expertmi, znamená aj prácu s egom expertov, pretože nie každý sa vie vyrovnať zo straty pozície experta vo firme, svojej dôležitosti.

S expertom sa musí pracovať tak, aby expertom už byť nechcel. Minimálne nie v každej situácii.

Môže byť znalostným expertom, ale ideálne nie výkonným expertom. Jeho rolou je očkovať organizáciu svojimi skúsenosťami a znalosťami. A vyťahovať inovatívne postupy od nových kolegov.

Nedostatočne narezané požiadavky

Chýbajúce kapacity môžu byť indikované aj v prípade, že scope požiadavky je veľmi veľký. Ak je komplexita veľká, ľudia majú tendenciu komplexitu nadhodnocovať. A teda pýtať si viac kapacity. Riešenie je jednoduché, a ak sa ho naučíte, vôbec nie je náročné. Narezať požiadavky na minimá rozumnej veľkostí. Typicky je to veľkosť Features (čo často býva 1.5 sprintu) alebo radšej user stories (teda 3-5 dní).

V menšej kope je menej vaty. A zároveň vznikne viacero položiek v backlogu, z ktorých si môžeme vybrať tie najhodnotnejšie hrozienka. V rámci limitovanej kapacity, ktorú tím má.

Zastaralé produkty, IT systémy

V každej organizácií sa také nájdu. Produkty, ktoré sa už iba udržujú. Vo veľkej väčšine prípadov chýba odvaha ich vypnúť. Mnohokrát to ani nie je možné, napr. v jednej poisťovni sme pracovali s aplikáciou starou 30 rokov písanou ešte v Turbo Pascale. Prerobiť ju do nového core systému bolo drahé vzhľadom na počet poistiek spravovaných danou aplikáciou. Čo v takomto prípade?

Firmy nemajú odvahu nájsť na prvý pohľad neekonomické riešenie. Zmigrovať zákazníkov na novší produkt. Dokonca s nejakou zľavou na odbúranie ich obavy z ‚prepnutia‘. Pretože v konečnom dôsledku sa rozviažu ruky ľuďom, ktoré sa dajú použiť na novšie produkty, IT systémy.

Niekedy je ekonomické dokonca takéhoto klienta stratiť. V prípade mnohých aplikácií a produktov to až také zlé nemusí byť. Vedomá strata klienta, ktorá v konečnom dôsledku môže uvoľniť kapacity pre nové produkty.

Príkladom môže byť telco sektor. Master product catalogue má po desiatkach rokov milióny zákazníkov, veľmi veľa produktov alebo ich variácií. A tak tieto variácie spomaľujú celý systém. Nie je neobvyklé, že takýto katalóg má aj 1000+ variácií. Tu sa vyžaduje dôkladné riešenie. Vypnúť čokoľvek staré. Veľmi komplexná a náročná zmena, ale cena udržiavania je oveľa vyššia. Predovšetkým z pohľadu potenciálu v budúcnosti, investície uvoľnených kapacít.

Chýbajúce ciele a zmysel

Kameň úrazu dneška. Rúbeme sekerami, tupými, všetkými smermi. Potrebujeme všetko a hneď. Na poslednú chvíľu. A na to treba kapacitu. Ale tej je nedostatok na iné rovnako dôležité. Všetko je dôležité. A tak vyhráva HIPPO, najvyššia karta. A vyhráva často. A úzke hrdla sa tak stávajú ešte užšími.

Nepomôže nič len vrátiť sa späť k budúcnosti. Nie ku koreňom. K budúcnosti.

Potrebujete si zopakovať domáce úlohy o vízii, biznis modeli, stratégii, cieľoch a ich roadmape.

Pretože tie sa stanú rozhodujúcim aspektom smerovania investícií kapacít znalostí a schopností. Nie hodín ‚zdrojov‘.

Reorganizácia

Posledným spomínaným riešením je reorganizácia štruktúry firmy okolo hodnoty. Túto možnosť spomíname ako poslednú, pretože sa jej organizácie tak obávajú, že ju zvažujú ako poslednú. V skutočnosti by to ale vo väčšine prípadov by to malo byť prvým riešením.

Organizácie vytvorené okolo biznis hodnoty umožňujú túto hodnotu dodávať rýchlo. Ak je potrebné nejakú hodnotu dodávať rýchlo, dá sa ľahko zistiť koľko kapacít reálne na danú rýchlosť potrebujete. Rýchlosť sa stane dôležitejšou ako kapacity.

Nakoniec aj tak skončíme pri otázke, koľko kapacít si dovolí daná biznis hodnota zaplatiť.

Otázka dizajnu takejto štruktúry je komplexnejší problém, ktorému sa budeme venovať v samostatnom článku.

Na záver

Riešenie kapacít má viacero odpovedí. Málokedy je odpoveď iba jedna jediná.

Veľmi pravdepodobne bude potrebné realizovať všetky.

Ako riešite chýbajúce kapacity vo vašej organizácii? Inšpirujte nás aj čitateľov tohto newslettra.