Pripravenosť na Agile. Čo prezrádza recepcia

Recepcie firiem. Prvý front, na ktorom sa klient stretáva s firmou. Jej ľuďmi, procesmi, kultúrou, zviditeľnením a neraz aj vôňou.

Za tie roky čo pomáhame klientom so zavádzaním Agile sme sa stretli už s množstvom recepčných a stáli sme už pred desiatkami pultov recepcií. A je zaujímavé ako práve recepcia odráža aj fungovanie firmy.

Procesná recepcia

Klasický pozdrav: „Dobrý deň, prišiel som za XYZ.“

A potom nervydrásajúci rozhovor, po ktorom sa človek cíti akokeby porušil najzákladnejšie pravidlá ľudskosti:

• „Ukážte mi pozvánku.“
• „Mali by ste ju mať pripravenú, aby ste nezdržiavali.“
• „Váš kód. Nevidím to na mobile, zväčšite mi to.“
• „Musím ju ale vidieť aj celú, zmenšite mi to.“
• „Aj tak by ste to mali mať vytlačené. Keď nemáte nemôžem Vás pustiť,“
• „Ale veď mne nikto nepovedal, že to mám mať vytlačené.“
• „To ma nezaujíma, my máme také pravidlá.“
• …. v rozhovore sa neskôr dokonca spomenula aj SBS ?

WAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA. Hneď vás naučia kto je pánom. Recepčný! A je úplne jedno, že vedľa čaká 20 ľudí. Pravidlá, pravidlá, procesy, procesy. A potom sa čuduj, že hneď prvá pochybnosť o Agile sa týka toho, ako procesne je firma založená. Nuž, boj s realitou sa práve začal….

Recepcia „Od tál po tál„

Klasický pozdrav ukončený v polovici vety: „Dobrý hmmmmm. DOBRÝÝÝÝ DEEEEŇŇ!“

Odpoveďou je tichom obložený papierik na stole recepčného: „V čase 11:15-11:45 som na obede.“ Uff, ale ja mám stretnutie so senior manažmentom už o 10 minút. „Skúste pozret do kantíny. Možná sedzí tam.“ Pomáha upratovačka.

Mám dve možnosti. Buď sa prešmyknem a spôsobím nejaký security problém, ale budem na stretnutí, alebo oslovím pána recepčného počas obeda. Je mi to ľúto, no musím ho prerušiť. Odpoveď prišla presne podľa toho ako sa do hory volalo: „Viete, ja mám prestávku. Inokedy nemám ani čas na obed. My sme pôvodne boli dvaja, ale kolegu prepustili a tak ja nestíham ani obed. Takže od tál po tál.“ 11:45 budem na recepcii.

WAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA, Na to telefonát od senior manažérky overujúcej si moje schopnosti časovopriestorovej orientácie. Odpoveď je zrejmá: „Sedím na recepcii a čakám na recepčného kým sa naje.“ Rozhovor pokračoval otázkami v duchu WTF. Nakoniec ma musela prísť pustiť s dôrazným dovetkom, že nechápe prečo ona, senior manažérka, má chodiť po konzultanta na recepciu. Nuž? Nuž…

Speeeeedddyyyyy recepcia

„Dobrý deň, prišiel som za XYZ.“

„Váš občiansky! Mám mu aj zavolať? A nemáte na neho číslo, zavolajte mu Vy, bude to rýchlejšie. Ja by som musela hľadať. Ďalší prosím!“

„Ale ja nemám na dotyčného telefonné číslo.“ A na to sprcha:“A ako sa teda s ním chcete stretnúť keď neviete číslo?“

Nuž nuž. Asi som v inom časopriestore….. Na Kryptone u Klingonov by mi už jednu aj švacli s klingonským mečom. Lebo príprava je základ života….

Milá recepcia

Klasický pozdrav: „Dobrý deň, prišiel som za XYZ.“

Odpoveď neklasická.  Úsmev a rýchly telefonát dotyčnému či je prítomný. Až potom precedúra s občianskym preukazom. Často iba rýchle spracovanie čítačkou, aby som sa ani ja, ani navštevovaný zbytočne nezdržiaval. A ani ďalší v rade za mnou.

A neraz aj otázka či majú zabezpečiť nejaké občerstvenie.

Nuž nuž. Iný časopriestor. Medzi normálnymi ľuďmi.

Dovetok

Príbehy, ktoré som uviedol sú skutočné. Presne odrážajú situáciu, s ktorou tímy zápasia pri zavádzaní Agile.

Ak ste teda majiteľ alebo manažér, skúste sa poohliadnuť ako funguje recepcia u vás a možno sa dozviete o prekážkach ešte skôr, než začnete rozmýšlať nad zefektívnením, zrýchlením, skvalitnením, spokojnosťou.

Pretože toto všetko sa začína už pri vstupe do vašej firmy.

Referencie:

• BostonArt Reception Desk by Phil Manker