Ako si vybrať nástroj pre projektový manažment

Projektový manažment sa vzhľadom na zmenu fungovania firiem smerom k Agile mení a prispôsobuje. Pripravovať podrobné plány na celý nasledujúci rok už nemá zmysel. Komplexnosť trhov, produktov, technológií, aj komplikovanosť vzťahov v tímoch vytvára výraznú potrebu zmenu prístupu nielen v manažérskych praktikách, ale aj v nástrojoch, ktopré ich podporujú.

Mnohí z projektových manažérov hľadajúcich nástroje pre vizualizáciu komplexného portfólia používajú najčastejšie Microsoft Excel. V lepšom prípade nástroje ako Microsoft Project.

No Agile výrazne mení spôsob spolupráce aj manažmentu projektu. Projekt už nie je viac iba projektom projektového manažéra, je spoločným pre všetkých členov tímu.

Agile tím potrebuje vizualizovať stav svojich plánov a stav úloh. Potrebuje plánovať. Sledovať tímové aktivity. Potrebuje pracovať online.

Agilný tím potrebuje, nielen sledovať, ale predovšetkým spolupracovať.

Po roku 2010 sa začínajú objavovať nové nástroje pre projektový manažment, ako napr. ScrumDesk, Trello, JIRA, Microsoft Azure, alebo TargetProces.

Dobré moderné nástroje pre projektový manažment prinášajú:

1. Tímový pohľad na projekt vo forme Kanban tabúľ.
2. Rýchlu indikáciu stavu prác a projektu pomocou interaktívnych reportov a dashboardov.
3. Možnosť spolupráce vo forme komentárov, alebo dnes aj tzv. mentions, kedy viete jednoducho upozorniť kolegu na dôležitú informáciu.
4. Sledovanie histórie zmien.
5. Podporu agilných praktík ako napr. Planning Poker, tímový odhad v story pointoch, plánovanie sprintov, ale aj program inkrementov.
6. Podporu retrospektív.
7. Prehľadnú komunikáciu pre stakeholderov, ktorá je aktuálne v každom momente.
8. Sledovanie obmedzení, tzv. impedimentov.
9. Analýzu príčin problémov.
10. Sledovanie roadmáp.
11. Možnosť tvorby hierarchie požiadaviek vo forme epikov, features a user stories.
12. Dnes aj definíciu a sledovanie cieľov vo forme Objectives & Key Results.
13. Podporu správneho písania user stories a ich akceptačných kritérií.
14. Možnosť rozbiť požiadavky až na podúlohy, ktoré si členovia tímu priradia.
15. V neposlednom rade integráciu na iné DevOps nástroje a tak aj zjednodušenie byrokracie.

Diskusia pre Nexteria: Nástroj pre projektový manažment

V spolupráci s Nexteria sme na začiatku Decembra pripravili diskusiu o potrebách projektového manažmentu a o nástrojoch.

Diskutovali:

• Valerie Andrianova, JetBrains

• Viera Novotna, Capco

• Martin Lauko, Accenture

Diskusiu moderoval Dušan Kocúrek, co-founder spoločnosti ScrumDesk a produktový vlastník ScrumDesk aplikácie pre Agile projektový manažment.

Témy diskusie

• Prečo je aj dnes potrebný projektový manažment?
• Aké metódy projektového manažmentu sa dnes aplikujú a ktoré z nich považujete za praktické?
• Prečo potrebujeme nástroje pre projektový manažment?
• Čo by mali dobré nástroje pre projektový manažment ponúkať?
• Manažment si vyžaduje metriky. Ako môžu nástroje pomôcť aj manažmentu, aj klientom, aj tímom samotným s metrikami?
• Je niečo revolučné, čo máme očakávať od nástrojov?
• Ako si vybrať správny nástroj pre projektový manažment?

Postrehy z diskusie

• Dobré nástroje poskytujú maximálnu transparentnosť podporenú jednoduchou aktulizáciou údajov, nízkou byrokraciou.
• Zlepšujú komnunikáciu nielen v tíme, ale aj smerom k stakeholderom a aj zákazníkom, používateľom produktov, ktoré sú vytvárané v projektoch.
• Údaje sú aktuálne v reálnom čase, nielen vo vybraných intervaloch. Udržiavajú všetkých informovaných o zmenách a stave projektu. Najlepšie vo forme asynchrónnej komunikácie tak potrebnej pre fokus v dnešnom pandemickom svete plnom vyrušení.
• Požiadavky umožňujú sledovať v hierarchii, podporújú epiky, features, ale aj úroveň aktivít, tzv. subtaskov. Pomáhajú kategorizovať informácie či už farbami, štítkami, alebo aj vlastnými poľami (custom fields).
• Podporujú priebežné plánovanie, forecasting, sledovanie rozpočtu a jeho konzumáciu.

A ešte osobný postreh

Ďakujem Nexterii za zorganizovanie tejto diskusie. Aj nám pomohla zvalidovať si naše myšlienky a prístupy k tvorbe nášeho vlastného ScrumDesku.

Ako product owner som so zadosťučinením odklikával čo všetko z požiadaviek dneška v tomto nástroji pre Agile projektový manažment napĺňame. A to sme pritom začali na tom pracovať v roku 2007.

A ten postreh na záver?

Dobrý nástroj pre projektový manažment dneška nedefinuje množstvo vlastností. Naopak, ich prepojenie do jednoduchého, ľahko a rýchlo použiteľného celku zapojeného do toku vývoja produktu s neustále dostupnými správnymi a zmysluplnými dátami.