Nedajte KO vašim Objectives & Key Results: 25 typických chýb

Spravte review vašich OKR

Ciele a kľúčové výsledky (Objectives and key results, OKR) vo firme neovplyvňujú len vývojové tímy v IT, typicky sa dotýkajú ďalších ľudí, ktorí vo firme robia alebo s ňou spolupracujú. Aj keď v teórii sa môže nastavovanie OKR zdať jednoduché, praxou veľa ľudí zistí, že ich samotné písanie a udržiavanie je komplexnejšie.

Tímy, s ktorými pracujeme, opakujú pri písaní OKR rovnaké chyby, ktoré sa potom míňajú očakávaným výsledkom. Problémom je, že píšu svoje ciele bez jasnej vízie, nevedia, prečo to vlastne robia a ako tým ovplyvnia svet naokolo. Typickými príkladmi, vrátane chýb, sú:

Najlepšia aplikácia na manažment eventov na svete.
Budeme chcieť 4000 klikov.
Dodať vlastnosť XYZ do konca kvartálu.
Správni ľudia na správnej pozícii.
Vytvoriť platformu XYZ v ďalšom kvartáli.

Začínajte s prečo (why), nie od ako (how).

Na každý z týchto cieľov sa môžete spýtať: A na čo to potrebujete? Prečo? Keď sa tieto otázky spýtate viackrát, postupne sa určite dostanete k  podstate, k „vyššiemu cieľu“. Zlepšovať OKR len s otázkou prečo nie je jednoduché a vyžaduje to prax. Skúste začať tým, že sa vyhnete typickým chybám, o ktorých píšeme a ktoré s trochou sebareflexie dedukujete jednoducho. Alebo ich použite pre zlepšenie cieľov, ktoré vám už teraz možno nedávajú zmysel, ale neviete prísť na to, čo im chýba.

Kategórie chýb a typy cieľov (objectives), ktorým sa vyhnite:

Chyby z kategórie Očakávania

Vision-jective: zachránime svet

Ciele typu zachránime svet, budeme najlepšia aplikácia na svete, zmeníme priemysel. Cieľ by mal víziu firmy skonkretizovať na dva až tri roky, nie je to samotná vízia firmy. Mnoho ľudí, ktorí začínajú s OKR dajú do cieľa víziu firmy a keď si ich ďalší prečítajú, prevrátia očami a prestanú s vami fungovať.

Veľké oči: najväčší e-shop na svete

Všetci dnes chcú mať najlepšiu a najrýchlejšiu appku na svete, nový Uber, všetko perfektné. Skúste byť realistickí. Je jasné, že väčšia ašpirácia ľudí povzbudí, ale musíte dávať pozor aby ste to neprehnali. Podobne ako pri vision-jective cieľoch, prílišné ambície môže na ľudí pôsobiť ako vypínač.

Malé ašpirácie: 1000 klikov, dostatočne

Opakom sú príliš malé ašpirácie, tie sa veľmi rýchlo nájdu a ľahko sa vymýšľajú. Pri hlbšom zamyslení však často zistíme, že ich splnenie nebude mať žiadny dopad na cieľ.

Príklad zo života:

Naším cieľom je mať najlepších ľudí na tých správnych miestach. Dosiahneme to tak, že publikujeme hodnotový trojuholník s princípmi.

Ako zistíme, že sme cieľ splnili a tie princípy fungujú?
Máme tisíc zamestnancov, tak tam bude tisíc klikov.

To, že všetci kliknú znamená, že sme dosiahli cieľ?
Nie, to je len výstup. Nezistíme, že princípy fungujú len tým, že si ich ľudia prečítajú. Malá ašpirácia, ktorá sa rýchlo nájde, ale nemá reálnu výpovednú hodnotu.

Delivery-jective: dodáme vlastnosť XYZ

Častá chyba v produktovo orientovaných firmách, ktoré potrebujú neustále implementovať nové vlastnosti. Začnú používať OKR namiesto manažmentu úloh a dodanie novej vlastnosti považujú za splnenie cieľa. Ale pozor, nová verzia neznamená, že u klienta dosiahnete niečo pozitívne.

Chyby z kategórie Definícia vašich OKR

Koho to zaujíma: vyriešime 1000 bugov

Typický príklad zlých cieľov pri existujúcich produktoch, kde sa často riešia bugy. Cieľ sa nájde rýchlo – vyriešiť 1000 chýb za kvartál. Ale je to naozaj nutné? Aký to bude mať vplyv na ľudí vo firme a zákazníka? Žiadny. S ľuďmi to nič neurobí, proste who cares, koho to zaujíma. Chyby nemajú byť. Ak ich máte veľa, možno už nemáte klienta. Oprava chýb je dennodenná aktivita, nie cieľ.

Viac, viac, viac: chcem viac, zvýšiť rast, zarobiť viac

Každý chce viac, zvýšiť rast. To ale nemá žiadny dopad na ľudí. Zavrite oči a popíšte čo vidíte okolo seba keď ste dosiahli cieľ. Koľko je dosť? Viac budete chcieť aj o polroka, aj o týždeň aj na druhý deň.

Copycat-jective: skopírované príklady

Keď ľudia začínajú a hľadajú príklady OKR, nájdu si ich mnohokrát len pre svoje oddelenie. Celé ich skopírujú a začnú používať. Problémom je, že to robia len pod svojou strechou, ale OKR majú spájať firmu cez spoločné ciele. Keď sa kopíruje, každý si stiahne svoju časť. Tak vzniknú vo firme silá zamerané na seba.

Chyby z kategórie Dopad na ľudí

Sebci: my, naše

MY, NÁŠ produkt, NAŠI zamestnanci, NAŠI ľudia. Možno to znamená, že ste zameraní na seba, ale biznis robí to ako vás vníma okolie. Skúste písať ciele tak, aby pomáhali presvedčiť klienta, nie vás. Nekončite za dverami svojej firmy, choďte ďalej.

Bonusový vzorec: 100% = bonus

Manažment prejde na OKR a rozhodnú sa bonusy naviazať na ich plnenie. Nerobte túto chybu, ľudia budú motivovaní odmenou, nie víziou (prečítajte si o motivácii a typoch odmien). Stav OKR by nemal mať výrazný dopad na mzdu. Dosiahnutie cieľa by ale malo motivovať.

Alokácia ľudí: osoba A spustí X

V teórii OKR je napísané, že každý cieľ a výsledok má byť niekomu pridelený. Ľudia to často pochopia zle a z vlastníka cieľu sa stane uháňač termínov. Vlastník by mal byť v skutočnosti líder a starať sa o to, či cieľ vieme splniť a či je vôbec ešte potrebný, podobne ako produktový vlastník v Scrum. Robí reflexiu a vedie.

Kategória chýb Zjednotenie OKR a…

Zabudnutá zem: nechajte ľudí priniesť svoje OKR

Pri správnych OKR vytvára firma priestor na to, aby ľudia mohli priniesť svoje nápady a svoj pohľad na smerovanie firmy. Manažéri tak často zistia, že sa firma dá posunúť úplne inde ako si mysleli. Definujte OKR spolu, nie len s pár ľuďmi v kancelárií. Rôznorodosť pohľadov a skúseností vám dá nový význam.

Ďalšie: Nezladené ciele a kľúčové výsledky: veľa kľúčových výsledkov, 100% KR != 100%O; Mozog a ruky: žiadne prepojenie na backlog; Silá: my vs. oni

Kategória chýb Review

0.7: Je 70% nový štandard?

Ľudia si po prečítaní teórie myslia, že cieľ má byť dosiahnuteľný na 70%, takže ciele nastavia o 30% vyššie. Splniteľnosť 0.7 sa ale týka veľmi vysokých cieľov, keď dosiahneme 0.7 z nirvány bude to úspech. Pri väčšine cieľov to má opačný efekt, ľudia sa naučia, že 70% stačí a stane sa z toho nový štandard. Nových 100%. Časom teda výkon začne degradovať.

Zombí: báť sa prestať

Ak cieľ prestane dávať zmysel, zastavte ho a neinvestujte zbytočne energiu. Ciele sa plnia, lebo nimi chceme niečo dosiahnuť, nerobíme to len preto, aby sme si odškrtli povinnosť. Nebojte sa zabiť takýchto zombí.

Koncom minulého roka sme robili s tímom 20 lídrov. Robil sa review OKR a riešili sme konkrétny cieľ, ktorý bol skoro splnený (prvé dva kľúčové výsledky na 100% a tretí na 80%). Tím, ktorý na ňom robil, prišiel a povedal, že cieľ zastavujú a nepokračujú s ním, pretože zistili, že už nemá význam.

Dokonca cieľ, do ktorého investovali veľmi veľa úsilia aby prišli na to, že už ho nepotrebujú.

V typickom manažmente by cieľ dotlačili do konca, aby sa to odškrtlo. Tu prestali investovať energiu a zabili zombí.

Dobré OKR začínajú tu

Outcome > Output

Skúste premýšľať viac nad výsledkom (outcome), nie výstupom (output). Nad tým, čo sa týmto cieľom zmení, nie aké zlepšenie alebo nová vlastnosť vznikne. Začnite identifikáciou toho, čo chcete dosiahnuť. Pýtajte sa prečo to chceme, niekoľkokrát. Keď zistíte dôvod, potom nájdete cieľ, ktorý ma dopad, outcome.

Zatvorte oči a predstavte si svet o rok. Čo vidíte okolo seba? Nie akú vlastnosť, ale čo sa vďaka nej zmenilo.

Takto opíšete ten správny cieľ.

Ako môžem JA pomôcť dosiahnuť ciele.

Zamyslite sa aké OKR môžete dosiahnuť prve vy. Nečakajte kým ich dostanete „zhora“. Aj vy ste firma, vnímate procesy a výsledky z iného uhľa pohľadu. Spolupráca pri nastavovaní OKR ich môže posunúť úplne inde, správnym smerom.

Prekonáva váš cieľ očakávania zákazníka?

Zákazníci sú veľmi dôležití, preto je dobré myslieť aj na to, akú hodnotu majú vaše OKR pre klienta. Pozrite sa na ciele očami klientov, pretože oni to môžu vnímať úplne inak ako vy. Stáva sa to celkom často.

Začnite v malom. Najprv dodajte, potom zvýšte ašpiráciu.

Začnite s nižšími cieľmi a robte malé kroky. Keď si vybudujete väčšiu dôveru, začnite nároky postupne zvyšovať. Takto budete rásť prirodzene spolu so svojimi cieľmi.

Dokonalosť si vás nájde neskôr.

Nesnažte sa ciele napísať perfektne hneď po prvýkrát. Je to proces, ktorý vyžaduje učenie a praxe. Nebojte sa zmeniť čo nefunguje a poučiť sa z neúspechu. Skúšajte, píšte. Dokonalosť príde časom.

Neprestaňte sa pýtať prečo

Držte si tieto príklady na pozadí pri písaní OKR. Univerzálny návod na písanie úžasných OKR neexistuje. Ambície záležia od kultúry firmy a ich splniteľnosť od individuálneho nastavenia procesov. Hlavné je neuspokojiť sa s prvým nápadom a ísť ďalej, pýtať sa prečo až kým neprídete na ten pravý, „vyšší“ dôvod vášho cieľa. Zostaňte otvorení spätnej väzbe a skúšajte.

Vždy začnite s prečo. Opakujte.
Cieľ: čo.
Kľúčový výsledok: koľko z toho.

Tento článok vychádza z prednášky Nedajte KO vašim OKR od Dušana Kocúreka, mentora zo ScrumDesku, odprezentovanej na meetupe ProductTank Bratislava. Video celej prednášky si môžete pozrieť na youtube a prezentáciu nájdete tu. Odporúčame pozrieť si celé video, v ktorom nájdete aj prednášku Michala Blažeja o jeho skúsenostiach s OKR a Ľuba Drobného o príkladoch OKR zo Slido Slovakia.