Komunikácia so zákazníkom v Agile

V tradične fungujúcim firmách pracujú na projektoch rôzne roly, ktoré prichádzajú do kontaktu so zákazníkom.

Či už je to projektový manažér, vedúci projektu, analytici alebo konzultanti. Zavedením Agile pribúda rola produktový vlastník, vďaka ktorej sa to navyše trochu zamieša.

Pri ozrejmovaní tejto roli vidím často v audiencii trochu zmätené pohľady ľudí, ktorí strácajú pôdu pod nohami a tak trochu sa aj obávajú o stratu svojej pozície.

Cez prestávku potom prichádzajú s otázkami:

• „Kto teraz má ísť ku klientovi?“
• „Prečo chceme meniť fungujúce medziľudské vzťahy?“
• „Čo budem teraz robiť ja ako projektový manažér?“
• „To chcete povedať, že ja analytik sa už ku klientovi nedostanem?“

Ako vidíte, prvý „šok“ často zablokuje príjem informácií.

Zavádzanie Agile veľkým treskom s tak veľkými zmenami je dobrým riešením v čase krízy projektu kedy je jasné, že to čo máme nám vôbec nefunguje. No v prípade dlhodobých projektov je nutné zvoliť správnu stratégiu tak, aby ľudia v tíme nepociťovali ohrozenie a zároveň aby aj klient porozumel, že Agile má projektu pomôcť, nie ho skomplikovať.

Rada č.1: Produktový vlastník = kruh

Je to čiernobiele videnie skonštatovať, že v tíme má byť iba produktový vlastník a hotovo.  Možno v jednoduchých projektoch áno. Tam často sa táto rola spojí s inými rolami vďaka tomu, že ich vykonáva tá istá osoba.

Vo väčšom projekte by mal vzniknúť kruh Produktového vlastníka. Ten by mal zahŕňať ľudí, ktorí:

• komunikujú s klientom, vedia priniesť dobré aj zlé správy,
• definujú a podpisujú kontrakty,
• vedia pracovať na vízii a stratégii projektu,
• vedia pomôcť definovať detaily požiadaviek,
• ich biznis hodnotu a priority,
• riešiť rozpočet a ROI projektu.

Je dobré v tomto kruhu mať aj architekta, ktorý tak má viac informácií potrebných pre tvorbu tzv. priebežne rozvíjajúcej sa architektúry (emergent architecture).

Produktový vlastník sa v takomto kruhu má konečné slovo v prípade konfliktu priorít atď. Neznamená to ale, že je vedúcim tohto tímu. Pamätajte, nie je to organizačný strom, ale kruh.

Rada č.2: Návod nehľadajte, ale vytvorte

Nehľadajte návody ako máte nastaviť zodpovednosti a povinnosti jednotlivých rolí. Kouč vám ich nikdy nemôže povedať tak, aby to okamžite fungovalo. Má skúsenosti s rôznymi nastaveniami, no presný výsledok sa musí dohodnúť v tíme. Tento spôsob prístupu vás tak dostane z push režimu do pull. A to je prvý z krokov smerom k správnej agilnosti.

RACI matica

Pre nastavenie rolí a zodpovedností načrieme do metód tradičného manažmentu. V našej situácii môže pomôcť RACI matica.

RACI matica má:

• riadky pre jednotlivé aktivity
• stĺpce pre jednotlivé roly
• v prieniku písmeno reprezentujúce úroveň zodpovednosti
  • R = Responsible, rola bude na danej aktivite aktívne pracovať, má ju dokončiť
  • A = Accountable, rola bude výsledok schvaľovať, akceptovať, podpisovať
  • C = Consulted, rola môže pomôcť s aktivitou, vie poradiť. Často expert v danej oblasti.
  • I = Informed, rola bude o aktivite a výsledku iba informovaná.

Pravidlom je, že na každej aktivite musí byť aspoň jedno R písmeno. Zároveň musí byť práve jedno A písmeno pre každú aktivitu.

Rada č. 3: Kto čo vie

Ďalším krokom je overenie silných a slabých stránok, ktoré jednotlivým rolám s danou aktiviou pomôžu alebo jej budú v nej brániť. O technikách mapovania schopností sa dozviete v niektorom ďalšom článku.

Takto dohodnutú maticu nezabudnite odkomunikovať tak v tíme, ako aj u klienta a v manažmente. Aby ľudia neboli prekvapení, že to už funguje trochu inak. A verme, že lepšie.

Na záver

Najväčšou hodnotou tejto matice nie je ani tak samotný výsledok ako diskusia počas jej vytvárania. Práve v tejto komunikácii prídete k tomu kto:

1. smie,
2. chce,
3. a vie urobiť danú aktivitu najlepšie v tíme.

Neskôr, keď sa naučíte multi-disciplínnosti, možno sa táto RACI stane históriou. No pre štart je potrebná…

Zaujíma vás táto téma? Napíšte nám na potrebujemporadit@scrumdesk.com.