Online mítingy sú dnes novou pracovnou realitou. Väčšina z nás si už zažila online stretnutie aj s náročnou agendou a ak nie, možno také práve plánujete. Ako ale neodísť zo stretnutia s napoly splnenou agendou a veľkou hlavou plnou neusporiadaných informácií?

Míting s celým tímom, na ktorom potrebujete prebrať množstvo tém a rozobrať ich na menšie časti, vyžaduje v online svete iný prístup. Musíte počítať s tým, že ľudia ľahšie stratia pozornosť a budú mať problém ponoriť sa do témy tak, ako keď sedia vedľa seba a nemajú okolo seba rušivé faktory ako v domácom prostredí.

Prečo je to online náročnejšie?

Je ťažké udržať pozornosť. Chýbajú fyzické kartičky, tabuľa a pribúda viac rušivých elementov na monitore a hlavne v domácnosti.

Ako robiť Backlog Refinement online?

Nedávno sme pripravovali backlog refinement online, kde tím budoval backlog od začiatku. Keďže bolo potrebné zladiť všetkých rovnako, prítomný bol celý tím, nie len Product Owner, Scrum Master a architekt ako zvyčajne. Organizáciu mítingu sme zjednodušili rozdelením na tri fázy:

Fáza 1: Predstavenie cieľov

Cieľ: Zosúladenie celej skupiny, vytvorenie spoločnej predstavy výsledku

Trvanie: väčšinou 30 minút, ak ide o prípravu časovo dlhšieho obdobia, napr. kvartálu, môže byť potrebná až hodina.

Na začiatku Scrum Master v krátkosti vysvetlí, akým spôsobom bude meeting fungovať. Product Owner potom predstaví aké ciele chce reflektovať v backlogu. Podľa vyspelosti tímu môže nechať tím vytvoriť epiky alebo na míting prinesie už vopred vytvorené epiky, ktoré tím ďalej rozpracuje.

Fáza 2: Rozpracovanie do detailov

Cieľ: rozpracovať požiadavky na epiky (alebo vlastnosti) s akceptačnými kritériami

Čas: aspoň hodina, v prípade prípravy backlogu na dlhšie časové obdobie viac.

V druhej fáze by sa mal tím rozdeliť do viacerých mikrotímov zameraných na určitú tému, napr. jeden epik (breakout sessions v online svete). Týmto spôsobom sa jednoducho eliminujú ruchy od väčšej skupiny ľudí a mikrotím sa tak bude vedieť sústrediť jednoduchšie a rýchlejšie nájde konsenzus.

Najčastejšou chybou je, že ľudia počas online backlog refinementu zostanú v druhej fáze. Je stále potrebné prebrať veľa vecí a rozobrať ich do detailov, čo vo veľkej skupine spôsobí zmätok.

Je veľmi dôležité držať sa úrovne požiadaviek, ktoré sú predmetom backlog refinementu a vyhnúť sa zbytočným diskusiám o detailoch. Takto nebude míting trvať zbytočne dlho a v prípade potreby môžete malé nedostatky dotiahnuť po končení stretnutia s konkrétnymi ľuďmi.

Product Owner a Scrum Master by mali byť počas tejto fázy dostupní, aby mohli reagovať na otázky alebo prípadné nedorozumenia. Môžu sa prepínať medzi jednotlivými konferenciami podľa potreby, alebo si ideálne nastavia kanál v komunikácií, ktorú používate (Slack, Teams,…). Product Owner by mal počas druhej fázy akceptovať výsledky jednotlivých mikrotímov aby mal o nich dobrý prehľad pred finálnou fázou.

Fáza 3: Zhrnutie výsledkov

Cieľ: informovať tím o rozbitých požiadavkách

Čas: približne 30 minút

V poslednej časti sa ľudia opäť pripoja do spoločnej konferencie a jednotlivé mikrotímy informujú o svojich návrhoch. Predstavia požiadavku a povedia, čo je potrebné na jej dokončenie. Tím môže tiež používať elektronický nástroj, v ktorom by už všetko dôležité malo byť napísané. Dôležité je tu aplikovať jedno pravidlo, ktoré vám veľmi uľahčí život nie len na online, ale aj na onsite mítingoch:

Ak už skupina pracovala na jednom nápade, počas prezentovania záverov už nepridávame ďalšie myšlienky, len akceptujeme výsledky.

Nanajvýš upozorníme, na čo ďalšie sa je potrebné pozrieť.

Cieľom nie je ísť do hĺbky, práve naopak ide o zhrnutie práce z predchádzajúcej fázy. V prípade potreby je dobré dohodnúť ďalšie telefonáty, kde sa doriešia detaily.

Príprava Scrum Mastra

V prípade mentoringu má kouč zo ScrumDesku pred samotným backlog refinementom prípravné stretnutie so Scrum mastrom. V online verzii backlog refinementu má Scrum Master sťaženú situáciu, pretože potrebuje pripraviť viacero mítingov, hlavne pre druhú fázu. Ak chcete aby stretnutie prebehlo hladko, nezabudnite:

  1. Naplánovať spoločný začiatočný a záverečný míting.
  2. Naplánovať paralelné mítingy pre druhú fázu. Tím rozdeľte na skupiny o 3 – 4 ľuďoch.
  3. Agendu mítingu pošlite už do pozvánky, spolu s cieľom, popisom ako budú ľudia pracovať, kde nájdu backlog a ako použiť nástroje.
  4. Nezabudnite naplánovať prestávky.

Príprava Product Ownera

Rovnakú prípravu absolvujeme s Product Ownerom, ktorý musí mať pred online backlog refinementom pripravené jasné ciele produktu, víziu a podľa vyspelosti tímu aj jednotlivé epiky, ktoré sa budú rozpracovávať.

Odporúčame, aby túto prípravu absolvoval s Product Ownerom aj Scrum Master, aby bol pripravený odpovedať na otázky tímu počas druhej fázy.

Tipy pre úspešný online backlog refinement workshop

  • Neriešte nepotrebné detaily. Buďte disciplinovaní a snažte sa sami seba upozorniť ak sa otvoria zbytočné témy.

  • Naplánujte prestávky. Na každú hodinu mítingu počítajte s krátkou 5 – 10 minútovou pauzu, pomôže to nabrať energiu a sústrediť sa.

  • Pripravte si váš elektornický nástroj (napr. ScrumDesk, JIRA, Trello).

  • Pripravte si online kresliace nástroje (napr. Miro, alebo OneNote), ktoré vám môžu slúžiť ako elektronická obdoba flipchartu.

  • Uistite sa, že ľudia vedia dobre používať elektronický nástroj a vedia, kam sa čo zadáva aby počas backlog refinementu postupovali konzistentne. Pripravte si preto na začiatku prvého takéhoto stretnutia 15 minút pre Check-In časť, v ktorej si vyskúšajú nástroj. Pripravte im to ako aktivitu, napr. zapísať ich očakávania o výsledkoch workshopu.

  • Počas práce používajte v elektronickom nástroji dostupné značky (tags, flags…) pre ľahšiu kategorizáciu epiku, alebo feature.

Online efektívnejšie

Náročné mítingy ako backlog refinement sú zvládnuteľné aj online, len vyžadujú zmenu prístupu. Použite náš návod na trojfázovú organizáciu mítingu a pri plánovaní a vedení samotného mítingu sa zaoberajte viac otázkou záujmu a sústredenia ľudí.

Menší počet ľudí pracujúcich na vymedzených témach vám dovolí sústrediť sa, jednoduchšie komunikovať a rýchlejšie tak dosiahnuť závery. Jednoducho budete efektívnejší a bude to menej bolieť.

Najdôležitejšou jednoduchou zmenou voči tradičným online mítingom je vytvorenie paralelných mikrotímov v brainstormingovej časti stretnutia.

Tento spôsob organizácie môžete využiť aj pri iných mítingoch s náročnou agendou, stačí ho prispôsobiť potrebám konkrétneho stretnutia.