Kanban tabuľa

Agilne preferuje jednoduchosť a viditeľnosť. Sledovanie úloh, ich priradenia a progresu je v klasickom manažmente zväčša úlohou projektového manažéra. V Agile/Scrume je to ale úloha celého tímu. Prečo? Lebo manažment agilného projektu je založený na spolupráci ľudí (viď Roly).

Kľúčom je viditeľnosť, pretože podporuje dôveru klienta, manažmentu a aj ľudí v tíme samotnom. Koľkokrát ste mali pocit, že robíte podstatne viac ako kolega sediaci vedľa Vás? Je to ale skutočne tak? Projektový manažéri možno majú prehľad, no často táto viditeľnosť chýba na úrovni tímu.

Zabudnite na Microsoft Project. Viditeľnosť projektu pre všetkých v ňom nie je možná. Použite jednoduchú tabuľu rozdelenú na viacero stĺpcov. Každý stĺpec popisuje stav úlohy. Papierik predstavuje úlohu.

Obrovskou výhodou je, že Vám stačí len letmý pohľad a okamžite viete stav projektu.

• Máte viac papierikov na ľavej strane? Pravdepodobne je toho pred Vami ešte veľa.
• Je veľa papierikov v strede? Máte veľa vecí otvorených. A je ich dokonca viac ako členov tímu? Pravdepodobne by ste si mali prečítať niečo o Getting Things Done (GTD).

Navyše ak takáto tabuľa je v miestnosti, v ktorej je aj tím, tak zmenu, resp. progress, v projekte postrehnete už len periférne keď kolega vstane a presunie papierik.

Distribuovaný tím?

Hmm, pre distribuovaný tím nebude asi jednoduché dosiahnuť takýto vizuálny manažment.

Niektorí sa snažia tabuľu fotiť, potom fotky posielať alebo zdieľať cez wiki do inej lokácie. Výsledok? Nepoužiteľné, pretože vidíte iba rozloženie papierikov, nie detaily. Jediným riešením je dobrá elektronická aplikácia.

Stačí vidieť a byť videný?

Nie, nestačí. Ak by manažment projektu mal byť iba v presúvaní papierikov, tak v podstate nemáte tím.
Základom je komunikácia. Scrum preto odporúča jednoduchú techniku nazývanú denný standup:

• Tím sa stretne pred tabuľou každý deň v ten istý čas, ktorý vyhovuje všetkým.
• Každý člen tímu má jednu minútu na zodpovedanie troch otázok. Len jednu minútu nič viac. Čas je najcennejším.
• Na čom som pracoval včera?
• Na čom budem pracovať dnes?
• Aké mám problémy?
• Potrebujte prebrať viacero detailov? Pokračujte na inej porade a len tí, ktorí majú čo povedať. NIe celý tím.

Zo začiatku vám to bude pripadať ako ďalšia zbytočná porada, ale pri dobrej organizácii je tento míting veľmi efektívnźm spôsobom zdieľania informácii o stave projektu. Najdôležitejšie pre mňa pri tomto spôsobe je, že mnoho informácií vám prejde cez hlavu. Informácie, ktoré sa vynoria v momente keď ich budete potrebovať. Tzv. AHA moment.

Tipy

• Papierik presúvajte v momente, keď sa mení stav úlohy, nie raz týždenne.
• Použite rôzne farby pre rôzne typy úloh.
• Niektoré tímy používajú farbu podľa toho, kto na úlohe pracuje. V agilnom projekte ale chceme mať tím multidisciplínnym, a preto ja osobne to neodporúčam.
• Indikujte problémy s úlohou vizuálne. Pripnite farebný špendlík, resp. malý červený papierik.
• Rôzne tvary zlepšia prehľad.
• Rozdeľte stĺpce na viacero stĺpcov ak váš process je komplikovanejší.
• Vyhradťte si čas tabule na tzv. parking lot. Parkovisko úloh, ktoré tím nie je schopný samostatne riešiť, resp. nie je zatiaľ jasné čo s úlohou.
• Tabuľa nie je len pre IT projekty. Obrázok hore zobrazuje úlohy operation tímu.
• Vytlačte si malé fotky alebo avatarov reprezentujúcich členov tímu. Urobte niečo pre rozveselenie.
• Používate dovolenkovú aplikáciu? Dajte fotky dovolenkujúcich do samostatnej časti tabule. Jendoduché nie?

Užitočné odkazy

• Agile@Slovakia
• Kanban – Ďalší nástroj agilných projektov
• Blog Visual Management

A nakoniec otázka, ktorú by ste sa mali spýtať pred odchodom z práce: