Matica predstaviteľov

Nástroj pomáhajúci pochopiť kto je súčasťou projektu a nastaviť komunikáciu s predstaviteľmi.

Matica predstaviteľov (stakeholders matrix) je súčasťou tradičných prístupov. V projektoch pre B2B zákazníkov môže byť nápomocnou k zmapovaniu prostredia klientov. Stakeholderi potom môžu byť namapovaní na konkrétne epiky čo umožní tímu zjednodušiť komunikáciu pri príprave a implementácii epikov.

Matica predstaviteľov vizualizuje a identifikuje konkrétnych predstaviteľov. Predstavitelia (roly) sa umiestnia do grafu (matice) na základe kritérií Dostupnosti a Vplyvu ako na obrázku.

Druhy predstaviteľov

Sponzor projektu

Kľúčový predstaviteľ, interný zákazník, ktorý iniciuje, financuje a akceptuje projekt.

Hlavný predstaviteľ

Skupina alebo osoba majúca požiadavky a potreby, ktoré je nutné zohľadniť v procese implementácie projektu.

Expert

Skupina alebo osoba, ktorá svojimi znalosťami a expertízou vie podporiť a zefektívniť implementáciu projektu.

Následne je možné graf rozdeliť na kvadranty, pričom predstavitelia nachádzajúci sa v danom kvadrante majú špecifický vzťah k projektu ako aj špecifické potreby zapojenia a komunikácie.

 

Kvadrant	Popis	Komunikácia
Aktívna spolupráca	Špecifikácia požiadaviek. Akceptácia dosiahnutých výsledkov. Potrebná čo najrýchlejšia komunikácia s vývojovým tímom.	Pravidelné stretnutie pred každou iteráciou s produktovým vlastníkom pre zber požiadaviek. Nutná účasť na prezentácii tímu na konci každej iterácie.
Spokojnosť	Skupina predstaviteľov s veľkým vplyvom na smerovanie projektu no nedostupných vzhľadom na zaneprázdnenosť. Očakávania: Akceptácia dosiahnutých výsledkov. Aktívna komunikácia tímu k týmto predstaviteľom. Neočakáva sa okamžitá odpoveď.	Priebežné stretnutie s produktovým vlastníkom pre zber požiadaviek. Vítaná participácia na prezentácii tímu na konci iterácie.
Informovať	Skupina predstaviteľov nápomocných projektu, no s menším vplyvom na konečnú implementáciu. Typicky sú to experti v daných oblastiach. Očakávania: Možnosť vyjadrenia sa k výsledkom. Aktívna spolupráca s tímom. Čo najrýchlejšia komunikácia. Propagácia informácii do vnútra spoločnosti.	Stretnutie s členmi tímu podľa potrieb tímu a dostupnosti predstaviteľov. Vítaná participácia na prezentácii tímu na konci iterácie.
Monitorovanie	Predstavitelia, ktorých sa projekt dotýka, no nemajú výrazný vplyv na smerovanie projektu a zároveň nie sú veľmi dostupní. Očakávania: Tím pravidelne poskytne informácie o priebehu projektu prostredníctvom web stránok alebo emailov. Predstavitelia majú možnosť kedykoľvek kontaktovať členov tímu a vzniesť požiadavky a pripomienky.	Verejne dostupné informácie o projekte. Tím pravidelne oslovuje predstaviteľov prostredníctvom elektronických komunikačných kanálov. Fórum pre predstaviteľov s možnosťou oslovenia tímu a zadania požiadaviek.

Zostavenie a udržiavanie matice predstaviteľov prináša benefity v zreálnení očakávaní a sprehľadnení informačných tokov. Zároveň prináša komfort pre rôzne skupiny stakeholderov v tom, že jasne pomenováva ich zodpovednosť vo vzťahu k projektu. Samozrejme, že cieľom je, aby táto matica bola živý dokument. Má reflektovať zmeny, ktoré sa dejú v okolí projektu a v projekte samotnom. Matica je zdrojom pre spracovanie komunikačného plánu projektu.

Meno	Rola	Dostupnosť	Vplyv	Participácia
	Hlavný predstaviteľ	Vysoká	Vysoký	Aktívna
	Predstaviteľ	Vysoká	Nízky	Informovaný
	Sponzor	Nízka	Vysoký	Uspokojený

Komunikačný plán

Na základe matice predstaviteľov by mal vzniknúť komunikačný plán, podľa ktorého bude implementačný tím následne prizývať k participácii svojich predstaviteľov.

Predstaviteľ	Rola	Aktivita	Termín	Forma
Ivan Mrkva	Sponzor	Riadiaci výbor	Prvý štvrtok v mesiaci o 13:00	Miestnosť 3.12

ScrumMaster je v agilnom tíme zodpovedný za komunikáciu s predstaviteľmi, za ich pozvanie na aktivity a informovanie o stave aktivít.